Řešení

Digitální archivace dokumentů s AI klasifikací
Archivace

Automaticky klasifikujte, archivujte a uchovávejte každý dokument. Fulltextové vyhledávání v celém archivu – včetně naskenovaných PDF. V souladu s GDPR a hostováno v EU.

Automatická archivace dokumentů

AI klasifikuje a archivuje každý nahraný dokument podle typu, data a relevance. Žádné ruční zakládání – dokumenty jsou organizovány v okamžiku nahrání.

Detekce termínů a připomínky

AI rozpozná data splatnosti, vypršení platnosti a důležité termíny uvnitř vašich dokumentů. Dostanete automatické připomínky před uplynutím důležitých dat.

Uchovávání dat v souladu s GDPR

Ukládejte dokumenty v souladu s GDPR. Hostováno v EU společností z EU – váš archiv zůstává v Evropě. AI zpracování probíhá na EU serverech přes Google Vertex AI.

Fulltextové vyhledávání v archivu

Hledejte uvnitř každého archivovaného dokumentu – včetně naskenovaných PDF. Najděte jakýkoli dokument podle obsahu, nikoli podle umístění ve složce nebo názvu souboru.

Kompletní auditní stopa

Každý přístup, nahrání a akce jsou zaznamenány. Podívejte se, kdo si prohlížel který dokument a kdy – viditelné v detailu dokumentu.

Infrastruktura výhradně v EU

Všechna data uložena výhradně v EU. AI zpracování přes Google Vertex AI na EU serverech. Žádná data neopouštějí EU.

Často kladené otázky

Jak dlouho mám uchovávat firemní dokumenty?
Lhůty pro uchovávání se liší podle typu dokumentu a jurisdikce. V EU musí být daňové doklady obvykle uchovávány 5–10 let, personální záznamy po dobu trvání pracovního poměru plus několik let a smlouvy po dobu promlčecí lhůty po vypršení platnosti. Konkrétní požadavky konzultujte s účetním nebo právníkem.
Pomáhá Veluvanto s hlídáním termínů dokumentů?
Veluvanto rozpozná důležitá data uvnitř dokumentů (data splatnosti, data expirace) a zasílá připomínky. Správu skartačních lhůt ani automatické mazání v současné době nenabízí. Plnou kontrolu nad tím, co si ponecháte a co smažete, máte vy.
Mohu archivovat naskenované papírové dokumenty?
Ano. Vestavěné OCR ve Veluvanto čte text z naskenovaných PDF, fotek a dokonce i obrázků ručně psaných poznámek. Po nahrání jsou naskenované dokumenty plně klasifikovány, oštítkovány a prohledávatelné – stejně jako digitální originály.
Je digitální archivace v souladu s GDPR?
Digitální archivace může být v souladu s GDPR, pokud systém podporuje řízení přístupu a ukládání dat v EU. Veluvanto je provozováno českou společností z EU s veškerými daty uloženými v EU – díky tomu je pro archivaci v souladu s GDPR vhodné.
Jak se archivace liší od běžného ukládání dokumentů?
Běžné ukládání dokumentů je prosté ukládání souborů. Archivace přidává strukturu: klasifikaci, auditní stopy a prohledávatelnost. S Veluvanto probíhá archivace automaticky – AI klasifikuje dokumenty při nahrání, rozpoznává důležité termíny a fulltextové vyhledávání vám umožní cokoli okamžitě najít.

Začněte si dělat pořádek

Zdarma k vyzkoušení. Bez kreditky. Předplatné aktivujete, až budete chtít.

Vyzkoušet zdarma Ceník

🔒 EU cloud · Bez kreditky · 14denní garance vrácení peněz