In Übereinstimmung mit der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act) und Artikel 13 DSGVO (transparente Informationspflicht).

1. Unser Engagement für transparente KI

Veluvanto nutzt künstliche Intelligenz, um Ihnen bei der Verwaltung und dem Verständnis Ihrer Dokumente zu helfen. Wir glauben, dass Sie das Recht haben zu erfahren, wann KI involviert ist, wie sie funktioniert und wo ihre Grenzen liegen. Dieser Hinweis erläutert unsere KI-Systeme in verständlicher Sprache, wie es der EU AI Act und die DSGVO erfordern.

2. Von uns verwendete KI-Systeme

Veluvanto nutzt die folgenden KI-gestützten Funktionen:

📄 Dokumentenanalyse & Kategorisierung

Funktion: Liest Ihre hochgeladenen Dokumente und extrahiert automatisch wichtige Informationen — Dokumententyp (Rechnung, Vertrag, Beleg), Daten, Beträge, beteiligte Parteien und andere Metadaten. Weist Tags zu, um Ihre Dokumente zu organisieren.

Funktionsweise: Nutzt Large Language Model (LLM) KI, um Dokumenteninhalte zu verstehen.

Einschränkungen: Die KI kann Dokumente falsch klassifizieren, Daten übersehen oder falsch extrahieren (insbesondere bei Scans schlechter Qualität oder ungewöhnlichen Dokumentenformaten) oder bestimmte Sprachen nicht korrekt verarbeiten. Überprüfen Sie kritische Metadaten immer manuell.

🔍 Semantische Suche

Funktion: Ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente in natürlicher Sprache zu durchsuchen (z. B. „unbezahlte Rechnungen vom letzten Jahr“).

Funktionsweise: Wandelt Ihre Suchanfrage und den Dokumenteninhalt in Vektor-Embeddings um und findet die relevantesten Ergebnisse.

Einschränkungen: Kann Ergebnisse liefern, die relevant erscheinen, es aber nicht sind. Kann relevante Dokumente übersehen. Kein Ersatz für eine rechtliche Dokumentenprüfung.

💬 KI-Chat-Assistent

Funktion: Beantwortet Ihre Fragen zu Ihren Dokumenten in natürlicher Sprache, mit Quellenangaben zu den Originaldokumenten.

Funktionsweise: Ruft relevante Textstellen aus Dokumenten ab und nutzt ein LLM, um eine kontextbezogene Antwort zu generieren (Retrieval-Augmented Generation / RAG).

Einschränkungen: KI-generierte Antworten können Fehler enthalten („Halluzinationen“). Überprüfen Sie wichtige Informationen immer anhand der Originaldokumente. Verlassen Sie sich bei rechtlichen, finanziellen oder medizinischen Entscheidungen nicht ausschließlich auf den KI-Chat.

🌐 Dokumentenübersetzung

Funktion: Übersetzt Ihre Dokumente in andere Sprachen.

Funktionsweise: Nutzt LLM-basierte maschinelle Übersetzung.

Einschränkungen: Maschinelle Übersetzungen können ungenau sein, insbesondere bei rechtlicher oder technischer Terminologie. Übersetzungen dienen nur zu Informationszwecken und sollten nicht als beglaubigte oder offizielle Übersetzungen verwendet werden.

📋 Dokumentenzusammenfassung & Erläuterung

Funktion: Erstellt prägnante Zusammenfassungen Ihrer Dokumente und erklärt komplexe oder juristische Sprache in einfachen Worten.

Funktionsweise: Nutzt LLM, um Dokumenteninhalte zu analysieren und neu zu formulieren.

Einschränkungen: Zusammenfassungen können wichtige Details oder Nuancen auslassen. Ersetzen Sie eine Rechtsberatung nicht durch KI-generierte Erklärungen von Verträgen oder juristischen Dokumenten.

🔔 Automatisierte Erinnerungen

Funktion: Erkennt wichtige Termine (Fälligkeitsdaten von Rechnungen, Vertragsablauf) und schlägt Erinnerungen vor.

Funktionsweise: KI extrahiert Daten aus Dokumenten und gleicht sie mit Kontextmustern ab (z. B. Feld „Fälligkeitsdatum“).

Einschränkungen: Die KI kann Termine übersehen oder falsche Erinnerungen erstellen. Sie sind dafür verantwortlich, Ihre eigenen Fristen zu bestätigen und zu verwalten.

3. KI-Risikoklassifizierung (EU AI Act)

Nach dem EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689) werden KI-Systeme nach Risikostufen klassifiziert.

Veluvanto KI-Klassifizierung: Begrenztes Risiko gemäß Artikel 50 EU AI Act

Unsere KI-Systeme fallen nicht in die in Anhang III des EU AI Act aufgeführten Hochrisikokategorien (wie Bewerberauswahl, Kreditwürdigkeitsprüfung, biometrische Identifizierung oder sicherheitskritische Systeme). Unsere KI wird zur Dokumentenorganisation und Informationsbeschaffung eingesetzt, um Nutzer zu unterstützen — nicht um weitreichende Entscheidungen über Personen zu treffen.

Wir halten uns an die Transparenzpflichten für KI-Systeme mit begrenztem Risiko gemäß Artikel 50 des EU AI Act, einschließlich der Pflicht, Nutzer zu informieren, wenn sie mit einem KI-System interagieren, sofern dies nicht offensichtlich ist.

4. Kein KI-Training mit Ihren Daten

Ihre Dokumente werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet — weder für unsere eigenen Modelle noch für die unserer KI-Anbieter. Ihre Daten werden nur verarbeitet, um Ihnen den Dienst bereitzustellen. Unsere Verträge mit KI-Anbietern enthalten explizite Datenverarbeitungsbeschränkungen und Verbote der Nutzung Ihrer Daten für das Modelltraining.

5. Menschliche Aufsicht und Ihre Kontrolle

Wir gewährleisten eine wirksame menschliche Aufsicht über unsere KI-Systeme:

Alle KI-generierten Metadaten (Tags, Entitäten, Daten) können von Ihnen jederzeit überprüft und korrigiert werden
Von der KI vorgeschlagene Erinnerungen erfordern Ihre ausdrückliche Bestätigung vor der Aktivierung
KI-Chat-Antworten enthalten Zitate, damit Sie Informationen in Quelldokumenten verifizieren können
Keine KI-generierte Ausgabe hat ohne Ihre Prüfung verbindliche rechtliche oder finanzielle Auswirkungen
Sie können Ihre Dokumente und Daten jederzeit löschen (see Datenschutzerklärung)

6. KI-Anbieter und Dritte

Wir nutzen die folgende KI-Infrastruktur von Drittanbietern (die als unsere Auftragsverarbeiter fungieren):

Google LLC — Vertex AI (Gemini-Modelle) — Large Language Model Inference für Dokumentenanalyse, semantische Suche, KI-Chat, Übersetzung und Zusammenfassung. Verarbeitungsstandort: EU Google Cloud Regionen (europe-west — Dokumenteninhalte verlassen den EWR nicht). Unterliegt dem Google Cloud Data Processing Addendum. API-Daten werden gemäß den Vertex AI-Bedingungen standardmäßig nicht für das Modelltraining verwendet. Siehe Google Cloud Data Governance für Details.

Alle KI-Anbieter sind durch Auftragsverarbeitungsverträge gebunden, die die Einhaltung der DSGVO und der Anforderungen des EU AI Act sicherstellen.

7. Genauigkeit, Fehler und Einschränkungen

KI-Systeme sind nicht perfekt. Sie sollten sich der folgenden Punkte bewusst sein:

Halluzinationen: Die KI kann plausibel klingende, aber falsche Informationen generieren. Verifizieren Sie KI-generierte Antworten immer anhand der Originaldokumente.
OCR-Einschränkungen: Scans schlechter Qualität oder handgeschriebene Dokumente können ungenau extrahiert werden.
Sprachliche Einschränkungen: Die KI erbringt die beste Leistung in häufig verwendeten Sprachen; bei selteneren Sprachen kann die Genauigkeit geringer sein.
Keine Rechts-/Finanzberatung: Nichts, was von der Veluvanto-KI generiert wird, stellt eine Rechts-, Finanz-, Steuer- oder medizinische Beratung dar.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung (DSGVO Art. 22)

Veluvanto trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, wie es gemäß Artikel 22 DSGVO anzugeben wäre.

Alle KI-Ausgaben (Metadaten, Tags, Zusammenfassungen, Erinnerungen) dienen der Information und unterliegen Ihrer Prüfung und Änderung. Sie behalten die Kontrolle über alle Entscheidungen, die auf KI-generierten Informationen basieren.

9. Ihre Rechte bezüglich der KI-Verarbeitung

In Bezug auf die KI-Verarbeitung Ihrer Daten haben Sie das Recht:

KI-generierte Metadaten direkt in der Anwendung zu korrigieren
Eine menschliche Überprüfung jeder KI-generierten Ausgabe zu verlangen, indem Sie uns kontaktieren
Die Löschung Ihrer Dokumente und aller daraus abgeleiteten KI-generierten Daten zu verlangen
Bestimmten Arten der KI-Verarbeitung zu widersprechen (kontaktieren Sie uns unter privacy@veluvanto.com)
Eine Erklärung darüber zu erhalten, wie unsere KI-Systeme funktionieren

10. Feedback und Beschwerden

Wenn Sie Bedenken bezüglich unserer KI-Systeme haben, glauben, dass eine KI-Ausgabe Ihnen geschadet hat, oder ein potenzielles Problem mit dem KI-System melden möchten:

Kontaktieren Sie uns unter ai@veluvanto.com oder legal@veluvanto.com. Wir nehmen Feedback zur KI-Sicherheit ernst und werden ohne unnötige Verzögerung antworten.

Sie können sich auch an die zuständige nationale KI-Aufsichtsbehörde wenden. In der Tschechischen Republik wird die Überwachung der Einhaltung des EU AI Act koordiniert durch:

Tschechische Telekommunikationsbehörde (ČTÚ) — nationale Marktüberwachungsbehörde und Hauptansprechpartner für den AI Act; Website: www.ctu.cz
ÚOOÚ — Úřad pro ochranu osobních údajů — Aufsichtsbehörde für Datenschutzaspekte der KI-Verarbeitung; Website: www.uoou.cz

Hinweis: Das tschechische nationale Gesetz zur Umsetzung des AI Act (Änderungsgesetz) wird voraussichtlich im August 2026 in Kraft treten. Die Benennung der Behörden kann aktualisiert werden, sobald der Rahmen finalisiert ist.

11. Aktualisierungen dieses Hinweises

Wir werden diesen Hinweis aktualisieren, wenn sich unsere KI-Systeme weiterentwickeln oder sich regulatorische Anforderungen ändern. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail mitgeteilt. Unser Ziel ist es, jederzeit volle Transparenz über unsere Nutzung von KI zu wahren.

12. Kontakt

Bei Fragen zu unseren KI-Systemen oder diesem Hinweis:

Veluvanto s.r.o.
KI-Anfragen: ai@veluvanto.com
Rechtliches: legal@veluvanto.com

KI-Transparenzhinweis