Správa faktur
pro freelancery
Veluvanto ukládá a organizuje vaše faktury – přijaté i odeslané. AI přečte každé PDF, vytáhne klíčová data a učiní celý váš archiv faktur prohledávatelným během sekund. Neslouží k vytváření, odesílání ani sledování plateb faktur. K tomu použijte specializovaný software a PDF ukládejte zde.
Poslední aktualizace: duben 2026
Archiv faktur vs. Fakturační software
- → Fakturační software (Fakturoid, iDoklad, FreshBooks) vytváří a odesílá faktury vašim klientům. Veluvanto toto nedělá. Je to DMS, které ukládá, čte a organizuje faktury, které jste již vytvořili nebo přijali.
- → Tyto dva nástroje spolupracují, nenahrazují se. Používejte svůj fakturační nástroj k účtování klientům a Veluvanto k archivaci každé faktury – příchozí i odchozí – na jednom prohledávatelném místě s metadaty extrahovanými pomocí AI.
- Verdikt: Pokud potřebujete faktury vytvářet, toto není správný nástroj. Pokud potřebujete najít fakturu z doby před 18 měsíci během 3 sekund, pak ano.
Správa faktur vs. fakturační software – rozdíl, na kterém záleží
„Správa faktur“ znamená pro každého něco jiného. Pro fakturační software jako Fakturoid to znamená vytváření faktur, jejich odesílání a sledování plateb. Pro DMS jako Veluvanto to znamená ukládání PDF faktur – těch, které posíláte, i těch, které dostáváte – extrakci jejich dat pomocí AI a jejich dlouhodobou organizaci. Jsou to odlišné nástroje řešící různé části stejného problému. Freelancer potřebuje oba: jeden na fakturaci, druhý na archivaci papírování.
Veluvanto stojí na straně archivu a vyhledávání. Když nahrajete PDF faktury – ať už je to nákup od dodavatele, předplatné SaaS nebo kopie faktury pro klienta – AI dokument přečte a extrahuje odesílatele, datum, částku, měnu, splatnost, číslo faktury a položky. Tato data se stanou prohledávatelnými metadaty. O půl roku později, když se účetní zeptá na faktury ze 3. čtvrtletí, napíšete dotaz a dostanete odpověď během sekund. Žádné prohrabávání složek ani e-mailů.
Co AI extrahuje z každé faktury
Když nahrajete fakturu do Veluvanto – nebo ji přepošlete e-mailem – AI dokument zpracuje a automaticky extrahuje strukturovaná data. Zde je přehled toho, co získáte:
| Pole | Jak se extrahuje | Jak to můžete využít |
|---|---|---|
| Odesílatel / Dodavatel | AI identifikuje firmu z hlavičky, loga a kontaktních údajů | Filtrujte faktury podle dodavatele; zeptejte se „kolik jsem letos zaplatil firmě Acme Corp?“ |
| Datum faktury | Získáno z datových polí v dokumentu, podporuje různé formáty | Řaďte chronologicky; filtrujte podle měsíce, kvartálu nebo roku pro daně |
| Datum splatnosti | Detekováno z platebních podmínek nebo explicitního pole splatnosti | Připomínky termínů; chytré pohledy seřazené podle naléhavosti platby |
| Celková částka | Extrahováno z pole celkem/k úhradě, včetně DPH, pokud je uvedeno | Hledejte „faktury nad 1 000 €“; AI asistent vypočítá celkové výdaje |
| Měna | Identifikováno ze symbolů měn, kódů (EUR, USD, CZK) nebo kontextu | Filtrujte faktury podle měny; užitečné pro freelancery pracující se zahraničím |
| Číslo faktury | Získáno z pole čísla faktury (podporuje různé formáty číslování) | Hledejte podle přesného čísla faktury pro rychlé dohledání |
| Položky | AI čte tabulku položek – popisy, množství, jednotkové ceny | Full-text najde faktury podle popisu položky (např. „webhosting“) |
| Platební metoda | Detekováno z bankovních údajů nebo platebních instrukcí | Filtrujte podle metody; identifikujte faktury k úhradě převodem vs. kartou |
Workflow pro faktury freelancera v 5 krocích
Typický životní cyklus faktury vypadá takto: přijmout (nebo vytvořit), ověřit, zaplatit a archivovat. Většina freelancerů zvládá první tři kroky, ale archivaci přeskakuje – proto je období daní „detektivní prací“. Zde je návod, jak postavit workflow s Veluvanto jako organizační vrstvou:
Přijímejte faktury na jednom místě
Přestaňte nechat faktury rozeseté v inboxu, složce Stažené soubory, WhatsAppu a klientských portálech. Přeposílejte je na e-mailovou adresu svého Veluvanto prostoru nebo připojte schránku přes IMAP. Papírové faktury naskenujte telefonem. Cílem je jediný vstupní bod.
Nechte AI extrahovat data
Jakmile faktura dorazí do Veluvanto, AI automaticky přečte PDF. Odesílatel, datum, částka, měna, splatnost a položky jsou extrahovány bez ručního zadávání. Děje se to během sekund, ať už jde o čisté digitální PDF nebo fotku zmačkané papírové faktury.
Kontrola a ověření
Extrakce AI je přesná, ale ne neomylná – zejména u špatně formátovaných nebo rukou psaných dokladů. U důležitých faktur data zběžně zkontrolujte. Pro faktury nad určitou částku (např. 10 000 Kč) si můžete nastavit schvalovací proces, aby byly explicitně označeny ke kontrole.
Plaťte pomocí svých stávajících nástrojů
Veluvanto nezpracovává platby. Faktury plaťte přes banku, PayPal nebo Wise. Datum splatnosti extrahované AI vám pomůže s prioritami – chytré pohledy ukazují blížící se termíny, takže víte, co je třeba zaplatit tento týden.
Automatická archivace
Každá faktura, která vstoupí do Veluvanto, je již archivována – prohledávatelná a uložená v EU. Neexistuje žádný samostatný krok „archivace“. Faktura je dohledatelná od momentu zpracování. Když přijde čas na daně, jen vyfiltrujete rozsah dat, exportujete a máte hotovo.
Srovnání nástrojů na faktury: kdo co dělá
Freelanceři obvykle potřebují alespoň dva nástroje: jeden pro vytváření a odesílání faktur a druhý pro jejich ukládání a organizaci. Některé fakturační nástroje obsahují základní úložiště, ale žádný nenabízí vyhledávání a vytěžování dat pomocí AI v celém archivu faktur. Zde je upřímné srovnání – uvádíme omezení Veluvanto i jeho silné stránky:
| Nástroj | Hlavní funkce | Cena (2026) | Archiv a hledání faktur |
|---|---|---|---|
| FreshBooks | Fakturace + účetnictví | Od 19 $/měs. | Ukládá faktury, které vytvoříte; omezené hledání v přijatých fakturách |
| Wave | Fakturace + účetnictví zdarma | Zdarma (placené doplňky) | Ukládá vytvořené faktury; bez AI extrakce nebo full-textu |
| Zoho Invoice | Fakturace + sledování času | Zdarma (až pro 5 klientů) | Ukládá faktury, které vytvoříte; základní filtrování, bez OCR u přijatých faktur |
| QuickBooks | Kompletní účetní balík | Od 35 $ / měs. | Ukládá vytvořené faktury; zachycení účtenek pro výdaje; chybí AI vyhledávání na úrovni dokumentů |
| Fakturoid | Fakturace (zaměřeno na CZ/SK) | Od 199 Kč/měsíc | Ukládá faktury, které vytvoříte; základní vyhledávání ve vlastních fakturách |
| Veluvanto | Archiv dokumentů (neslouží k fakturaci) | Verze zdarma, od 9 €/měsíc bez DPH | AI archiv pro všechny faktury (přijaté i odeslané); fulltextové vyhledávání, extrakce metadat, exporty pro roční uzávěrku. Neslouží k vystavování ani odesílání faktur. |
Uchovávání faktur a příprava na daně
Daňové úřady vyžadují uchovávání faktur po dobu několika let od uskutečnění transakce – a tato doba se liší podle jurisdikce. Ve Spojených státech vyžaduje IRS uchovávání podkladů k příjmům, odpočtům a slevám ve většině případů po dobu nejméně 7 let. Ve Spojeném království vyžaduje HMRC uchovávání obchodních záznamů po dobu nejméně 6 let (5 let po termínu pro podání přiznání 31. ledna). V Evropské unii se požadavky v jednotlivých členských státech liší: Německo nařizuje 10 let pro faktury (GoBD), Francie vyžaduje 6 let pro obchodní dokumenty a 10 let pro účetní záznamy a Česká republika vyžaduje 5 let pro daňové doklady podle daňového řádu. Vzhledem k tomu, že se předpisy EU o elektronické fakturaci stanou v mnoha členských státech povinnými v letech 2026 až 2028, stává se strukturovaný digitální archiv z pouhého usnadnění praktickou nezbytností.
Veluvanto usnadňuje přípravu daní: vyfiltrujte si archiv podle roku, čtvrtletí nebo vlastního časového rozmezí a exportujte výsledky jako strukturovaný balíček – originální PDF faktury plus soubor s metadaty obsahující vytěžené částky, dodavatele, data a čísla faktur. Export sdílejte se svým účetním nebo mu udělte přístup pouze pro čtení k filtrovanému zobrazení pracovního prostoru. AI asistent dokáže odpovídat na otázky přímo z vašich fakturačních údajů: „kolik jsem v minulém čtvrtletí utratil za hosting?“ nebo „celkové výdaje podle dodavatelů za rok 2025“ – vypočítané z vašich skutečných faktur, nikoli z paměti. Freelancerům, kteří vedou daňovou evidenci, ušetří možnost filtrovat faktury podle data zaplacení oproti datu vystavení hodiny ručního párování během čtvrtletních přiznání.
Kdy Veluvanto NENÍ správným nástrojem na faktury
Transparentnost je důležitější než konverze. Zde jsou tři případy, kdy je Veluvanto špatnou volbou — a co použít místo něj:
Veluvanto funguje nejlépe po boku vašich stávajících fakturačních a účetních nástrojů — nikoli jako jejich náhrada. Kombinace dobrého fakturačního nástroje a kvalitního archivu dokumentů pokrývá celý životní cyklus faktury: vytvoření, odeslání, přijetí, organizaci, vyhledávání a uchování.
Související průvodci
Skenování a organizace účtenek
Skenujte účtenky telefonem, přeposílejte e-maily a sledujte odpočty automaticky.
Schvalovací procesy dokumentů
Nastavte si schvalování faktur s limity – bez nutnosti podnikového softwaru.
Software pro správu dokumentů
Kompletní průvodce DMS v roce 2026 – funkce, ceny a jak si vybrat.
Validátor IBAN
Okamžitě validujte jakékoli evropské číslo IBAN. Kontroluje formát, ověřuje kontrolní číslice a identifikuje banku.
Ověření DIČ (VIES)
Ověřte platnost DIČ v oficiální databázi VIES. Kontrola formátu a živé ověření pro všech 27 členských států EU.