Die 5 besten SharePoint-Alternativen für kleine Unternehmen im Jahr 2026
SharePoint ist mächtig – aber es wurde für Konzerne mit IT-Abteilungen entwickelt. Wenn Sie als kleines Unternehmen in Konfigurationen, versteckten Kosten und ungenutzten Funktionen versinken, sind hier Alternativen, die wirklich passen.
Zuletzt aktualisiert im April 2026
Warum kleine Unternehmen SharePoint verlassen
Überdimensionierte Komplexität
SharePoint erfordert einen Admin, der Site-Sammlungen, Berechtigungsvererbung, Metadatenspalten und Inhaltstypen versteht. Die meisten kleinen Firmen wollen Dokumente einfach nur hochladen, finden und teilen.
Versteckte Kosten summieren sich
Das Versprechen „in Microsoft 365 enthalten“ verschleiert die wahren Kosten: Business Standard (11,70 €/Nutzer/Monat) für Basis-SharePoint, Business Premium (20,60 €/Nutzer/Monat) für Sicherheitsfeatures, plus Beraterstunden für die Einrichtung. Ein 10-Personen-Team gibt leicht über 3.000 €/Jahr aus.
Kein echtes DMS
SharePoint ist eine Kollaborationsplattform mit angehängtem Dateispeicher. Es liest Ihre Dokumente nicht, klassifiziert sie nicht automatisch und extrahiert keine Metadaten. Die Organisation liegt weiterhin komplett bei Ihnen.
Schnellvergleich
| Tool | Typ | Kostenlose Version | Einstiegspreis | AI-Funktionen | EU-Hosting |
|---|---|---|---|---|---|
| Veluvanto | AI Cloud DMS | ✓ 1 GB + 100 AI-Credits | 9 €/Monat zzgl. MwSt. | ✓ Integriert (Auto-Tag, Suche, Chat) | ✓ EU |
| Google Workspace | Cloud-Speicher + Office | ✗ (15 GB nur privat) | 5,75 €/Nutzer/Monat | Gemini (Add-on) | ⚠ EU-Region verfügbar |
| Notion | All-in-one Workspace | ✓ Großzügig | 10 $/Nutzer/Monat | +10 $/Monat Add-on | ✗ US |
| Nextcloud | Self-hosted File Sync | ✓ Gratis (Self-hosted) | 36 €/Nutzer/Jahr (Enterprise) | ✗ Eingeschränkt | ✓ Frei wählbar |
| SharePoint | Enterprise Kollaboration | ✗ | 11,70 €/Nutzer/Monat | Copilot (ca. 28 €/Nutzer/Monat extra) | ⚠ EU-Option (Routing-Risiko) |
Detaillierte Testberichte
Veluvanto
AI-gestütztes Dokumentenmanagement für kleine Teams
Bestens geeignet für: Kleine Unternehmen und Freelancer, die Dokumentenmanagement ohne die Komplexität von SharePoint benötigen. Hochladen, den Rest erledigt die AI.
Vorteile
- ✓ AI-Auto-Organisation – jedes Dokument wird automatisch getaggt, klassifiziert und durchsuchbar gemacht
- ✓ Freigabe-Workflows in jedem Tarif enthalten – kein Enterprise-Add-on nötig
- ✓ In der EU gehostet mit SSE-C-Verschlüsselung – GDPR by Design, nicht nur als Häkchen
- ✓ Transparente Preise ab 9 €/Monat – keine Gebühren pro Nutzer, keine versteckten Kosten
Nachteile
- • Neueres Produkt – kleineres Ökosystem als die 20 Jahre alte Microsoft-Plattform
- • Keine native Desktop-App — nur responsive Web-App
- • Keine Integration der Office-Suite — Veluvanto verwaltet Dokumente, erstellt sie aber nicht
Google Workspace
Die Standardwahl für Teams, die Microsoft verlassen
Bestens geeignet für: Teams, die E-Mail + Cloud-Speicher + Office-Apps in einem Paket wollen. Der häufigste Weg weg von SharePoint.
Vorteile
- ✓ Vertraute Benutzeroberfläche — die meisten kennen Gmail und Google Drive bereits
- ✓ Echtzeit-Zusammenarbeit in Docs, Sheets und Slides
- ✓ Starke Suche über E-Mails und Dateien hinweg
- ✓ EU-Datenregion für Workspace-Kunden verfügbar
Nachteile
- • Kein Dokumentenmanagement — es ist Cloud-Speicher, kein DMS. Kein Auto-Tagging, keine Metadaten, keine Klassifizierung
- • Gemini AI ist ein teures Add-on und organisiert keine Dokumente
- • Preise pro Nutzer skalieren schnell — ein 10-Personen-Team bei 14 $/Nutzer kostet 1.680 $/Jahr
Notion
Flexibler Workspace für Dokumente, Wikis und Projektmanagement
Bestens geeignet für: Teams, die Wikis, Wissensdatenbanken und Projektmanagement wollen — nicht primär Dokumentenspeicherung.
Vorteile
- ✓ Unglaublich flexibel — Datenbanken, Wikis, Kanban-Boards, Kalender in einem Tool
- ✓ Großzügiger kostenloser Tarif mit unbegrenzten Seiten
- ✓ Schöne, moderne Benutzeroberfläche, die Teams tatsächlich gerne nutzen
- ✓ Hervorragend für interne Dokumentation und SOPs
Nachteile
- • Kein DMS — keine Suche innerhalb von PDFs, kein OCR, keine Dokumentenklassifizierung
- • Hosting in den USA — keine Option für EU-Datenresidenz
- • KI kostet extra (10 $/Nutzer/Monat) und übernimmt keine Aufgaben des Dokumentenmanagements
Nextcloud Hub
Open-Source, selbstgehostete Kollaborationsplattform
Bestens geeignet für: Technikaffine Teams, die die volle Kontrolle über ihre Infrastruktur und Daten wollen. Die Open-Source-Alternative zu SharePoint.
Vorteile
- ✓ Vollständig Open-Source — kein Vendor Lock-in, komplette Transparenz
- ✓ Selbstgehostet — Ihre Daten bleiben auf Ihren Servern, in Ihrem Land
- ✓ Funktionsreich — Dateisynchronisation, Office-Bearbeitung (Collabora/OnlyOffice), Talk, Kalender, Mail
- ✓ Aktive Community mit über 400.000 Installationen
Nachteile
- • Erfordert Server-Administration — Updates, Backups und Sicherheit liegen in Ihrer Verantwortung
- • Keine nennenswerten KI-Funktionen — nur manuelle Dokumentenorganisation
- • Performance kann bei großen Datenmengen ohne entsprechende Infrastruktur leiden
- • Enterprise-Preise (36 €/Nutzer/Jahr) für professionellen Support erforderlich
Box
Enterprise Content Management mit Fokus auf Compliance
Bestens geeignet für: Regulierte Branchen, die SOC 2, HIPAA oder FedRAMP-Compliance mit robustem externem Filesharing benötigen.
Vorteile
- ✓ Branchenführende Compliance-Zertifizierungen (SOC 2, HIPAA, FedRAMP)
- ✓ Exzellente externe Zusammenarbeit — sicheres Filesharing mit Kunden und Partnern
- ✓ Über 1.500 Integrationen, darunter Salesforce, Slack und Microsoft-Apps
- ✓ Granulare Berechtigungskontrollen und Aufbewahrungsrichtlinien
Nachteile
- • Enterprise-Preise — Business Starter ab 8 $/Nutzer/Monat bei mindestens 3 Nutzern
- • Eingeschränkte KI-Funktionen im Vergleich zu spezialisierten DMS-Lösungen
- • Hauptsitz in den USA — Optionen für Datenresidenz existieren, erfordern aber höhere Tarife
Wie wir bewertet haben
Wir haben jedes Tool anhand der tatsächlichen Bedürfnisse kleiner Unternehmen getestet — nicht nach Enterprise-Checklisten. Unsere Kriterien:
- → Einrichtungszeit — kann eine nicht-technische Person in unter 30 Minuten starten?
- → Auffindbarkeit von Dokumenten — wie schnell finden Sie ein bestimmtes Dokument, das vor 6 Monaten hochgeladen wurde?
- → Gesamtkosten für ein Team von 5–10 Personen — inklusive versteckter Gebühren und erforderlicher Add-ons
- → KI-Fähigkeiten — versteht das Tool Ihre Dokumente oder speichert es sie nur?
- → EU-Datenresidenz — wo werden die Daten tatsächlich gespeichert und verarbeitet?
Was SharePoint immer noch besser macht als alle Alternativen
Bevor Sie wechseln, sollten Sie ehrlich sein, was Sie verlieren würden. Die tiefe Integration von SharePoint in das Microsoft 365 Ökosystem ist etwas, das keine Alternative vollständig nachbilden kann. Das gleichzeitige Bearbeiten in Echtzeit in Word, Excel und PowerPoint — mit Versionsverlauf, Kommentaren und Berechtigungen, die alle über eine Plattform laufen — ist wirklich leistungsstark. Wenn Ihr Team in Outlook, Teams und Office-Apps lebt, verbindet SharePoint alles auf eine Weise, die separate Tools nicht erreichen können.
SharePoint enthält auch Enterprise-Funktionen, die kleine Unternehmen selten benötigen, auf die große Organisationen aber angewiesen sind: Compliance Center mit eDiscovery, Information Rights Management, Aufbewahrungsrichtlinien, Schutz vor Datenverlust (DLP) und über 1 TB Speicher pro Nutzer, der in den meisten M365-Plänen enthalten ist. Wenn Sie bereits für Microsoft 365 Business bezahlen, kostet SharePoint Sie nichts extra — und das ist ein echter Vorteil, mit dem kein eigenständiges Tool preislich konkurrieren kann.
Wer bei SharePoint bleiben sollte
SharePoint ist immer noch die beste Option für Organisationen, die stark auf die gemeinsame Bearbeitung in Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint) angewiesen sind, für Teams, die die Intranet- und Wiki-Funktionen von SharePoint benötigen, für Unternehmen mit Compliance-Anforderungen, die von Microsofts eDiscovery- und Aufbewahrungsrichtlinien abhängen, und für Firmen, in denen SharePoint bereits gut funktioniert und von einem dedizierten IT-Admin verwaltet wird. Wenn Ihr Team mehr als 50 Nutzer hat und eine IT-Abteilung, die SharePoint organisiert hält, überwiegen die Wechselkosten wahrscheinlich den Nutzen.