Veluvanto vs SharePoint: Gestión documental sin la sobrecarga empresarial
SharePoint es una potente plataforma empresarial. Veluvanto es una gestión documental especializada. Aquí tienes un análisis honesto de lo que hace cada uno y para quién están diseñados realmente.
Última actualización: 16 de abril de 2026
Veredicto rápido
- → Elige SharePoint si tu organización ya utiliza Microsoft 365, necesita una intranet y dispone de personal de IT para configurar sitios, columnas de metadatos y tipos de contenido.
- → Elige Veluvanto si quieres una gestión documental que funcione en 2 minutos: la AI lo organiza todo al subirlo, sin necesidad de un departamento de IT.
- En resumen: SharePoint es una plataforma empresarial donde la gestión documental es solo una de muchas funciones. Veluvanto es una herramienta de propósito único que hace una cosa y la hace bien.
| Funcionalidad | Veluvanto | SharePoint Online |
|---|---|---|
| Configuración | Regístrate y empieza a subir archivos (2 min) | Centro de administración de M365 + configuración del sitio + permisos + tipos de contenido |
| Conocimientos técnicos | No se requieren | Conocimientos de administración de SharePoint o departamento de IT |
| Precio de entrada | Plan gratuito / desde 9 €/mes sin IVA | Desde 5,20 €/usuario/mes (M365 Business Basic, anual) |
| Precio por usuario | Sin cuotas por usuario (hasta 20 miembros) | Por usuario — 10 usuarios = mín. 52 €/mes antes de complementos |
| Autocategorización por AI | ✓ Integrada en cada subida (todos los planes) | ✗ No incluido — requiere Document Processing para M365 (complemento de pago por uso de Azure) |
| OCR en subidas | ✓ Automático en cada documento | Disponible pero no gratuito — requiere configuración de facturación de pago por uso de Azure |
| Búsqueda de texto completo en PDF | ✓ Búsqueda dentro de todos los documentos (texto y escaneados) | ✓ Solo PDFs basados en texto por defecto. Los PDFs escaneados requieren un complemento de OCR de pago |
| Residencia de datos en la UE | ✓ Siempre (centros de datos en la UE) | ✓ Límite de datos de la UE por defecto para inquilinos de la UE desde 2025 |
| Aprobación de documentos | ✓ Disparadores basados en reglas (umbrales de importe), por persona o espacio de trabajo | Aprobaciones nativas básicas (desde finales de 2024). Sin reglas condicionales ni umbrales de importe — se requiere Power Automate para flujos complejos |
| Acceso móvil | ✓ Aplicación web responsiva — paridad total de funciones | App móvil de SharePoint: solo noticias y navegación. El trabajo con documentos requiere apps de OneDrive/Office |
| Vistas inteligentes | ✓ Automáticas — por año, entidad, tipo de documento | Vistas personalizadas disponibles pero requieren configuración manual de columnas y metadatos |
| Importación por email | ✓ IMAP + dirección de email dedicada | ✗ Sin función nativa — requiere buzón compartido de Exchange + flujo de Power Automate |
| Chat / asistente de AI | ✓ Agente de AI integrado (todos los planes) | M365 Copilot: complemento de 18–26 €/usuario/mes. El chat gratuito de Copilot tiene integración limitada con SharePoint |
| Coste de procesamiento de AI | Incluido en todos los planes (basado en créditos) | Pago por uso: ~$0,05/página por clasificación, ~$0,001/página por OCR (facturación de Azure) |
| Opción de auto-alojamiento | ✗ Solo nube | SharePoint Server local (licencia enterprise, producto independiente) |
Elige SharePoint si…
- ✓Tu organización ya utiliza Microsoft 365 y necesita una intranet junto con la gestión documental
- ✓Tienes personal de IT para configurar sitios, tipos de contenido, columnas de metadatos y permisos
- ✓Necesitas una integración profunda con Teams, Outlook y el ecosistema de Microsoft
- ✓Requieres funciones de cumplimiento empresarial como eDiscovery, políticas de retención y DLP
- ✓Ya estás pagando por Microsoft 365 y quieres consolidar tus herramientas
Elige Veluvanto si…
- ✓Quieres una gestión documental que funcione en 2 minutos, sin departamento de IT ni configuración de sitios
- ✓Quieres que la AI categorice y etiquete automáticamente cada documento al subirlo sin configurar facturación en Azure
- ✓Necesitas un precio fijo, no costes por usuario que escalen con el tamaño de tu equipo
- ✓Eres autónomo o una pequeña empresa que no necesita una intranet, solo documentos organizados
- ✓Quieres búsqueda de texto completo en todos los documentos —incluidos PDFs escaneados— sin complementos de pago
Cómo hemos comparado
Usamos Veluvanto a diario para la gestión documental y probamos SharePoint Online a través de Microsoft 365 Business Standard (12,50 $/usuario/mes) en abril de 2026. Subimos el mismo conjunto de 50 documentos —facturas, contratos, recibos y formularios de impuestos— a ambos servicios.
Configurar SharePoint llevó significativamente más tiempo: crear una biblioteca de documentos, configurar tipos de contenido y establecer columnas de metadatos llevó unas 2 horas con conocimientos de administración de SharePoint. Una vez configurado, podíamos clasificar documentos manualmente, pero no hay clasificación automática sin el complemento de pago Document Processing. Veluvanto clasificó los 50 documentos automáticamente a los pocos minutos de subirlos.
Sin embargo, una vez que tuvimos los documentos de Office en SharePoint, la experiencia de edición fue perfecta: abrir un contrato en Word, editar con control de cambios y que se guardara automáticamente es algo que Veluvanto no puede replicar. La búsqueda de SharePoint también indexó bien los PDFs basados en texto, aunque los PDFs escaneados requirieron el complemento de OCR de pago.
Caja de herramientas empresarial vs. DMS especializado
SharePoint es una plataforma que hace muchas cosas: intranets de equipo, bases de conocimiento, sitios de proyectos, aplicaciones personalizadas a través de Power Platform y, por supuesto, gestión documental. Pero la gestión documental en SharePoint implica configurar colecciones de sitios, tipos de contenido, columnas de metadatos administrados, herencia de permisos y vistas personalizadas. Para una empresa de 500 personas con un equipo de IT dedicado, esta flexibilidad es una ventaja. Para un negocio de 10 personas que solo quiere facturas organizadas, es un proyecto de un mes.
Veluvanto hace una sola cosa: gestión documental. Subes un archivo, la AI lo lee, extrae el remitente, la fecha, el tipo y el importe, y lo hace buscable y organizado. No hay sitios que configurar, ni tipos de contenido que definir, ni columnas de metadatos que crear. La diferencia es clara: SharePoint te ofrece una plataforma sobre la que puedes construir cualquier cosa; Veluvanto te ofrece un producto terminado que funciona de inmediato.
El coste real: Precios por usuario + complementos de AI
SharePoint Online comienza en 5,20 €/usuario/mes con M365 Business Basic y, a ese precio, es realmente un almacenamiento en la nube barato con organización manual. Pero las funciones que compiten con la AI de Veluvanto son todas complementos de pago. Document Processing para M365 (autoclasificación, OCR para PDFs escaneados) requiere facturación de pago por uso de Azure. Microsoft 365 Copilot añade entre 18 y 26 €/usuario/mes. Power Automate Premium (para flujos de aprobación complejos) son otros 13 €/usuario/mes. Para un equipo de 10 personas con capacidades completas de AI, estarías pagando (5,20 € + 18,20 €) × 10 = 234 €/mes, antes de las tarifas de uso de Power Automate o Document Processing.
Veluvanto cuesta 9 €/mes sin IVA con autocategorización por AI, OCR, búsqueda de texto completo, flujos de aprobación y un asistente de AI incluidos. Sin precios por usuario, sin facturación de Azure que configurar y sin una pila de complementos que gestionar. El plan gratuito incluye 1 GB de almacenamiento y 100 créditos de AI, suficiente para probar el producto completo. Para las pequeñas empresas, la diferencia de coste no es marginal: es de un orden de magnitud.
AI que funciona desde el primer momento
La propuesta de AI de SharePoint en 2026 es real pero fragmentada. Document Processing para M365 (antes Syntex, antes SharePoint Premium) ofrece clasificadores y extractores de AI, pero requiere que un administrador vincule una suscripción de Azure, habilite el servicio por biblioteca y cree o configure modelos de procesamiento. Microsoft 365 Copilot aporta AI conversacional a SharePoint, pero es un complemento aparte de 18–26 €/usuario/mes que ayuda a encontrar y resumir contenido, no a organizarlo automáticamente al subirlo. Ninguna de estas funciones está incluida en los planes base de M365.
La AI de Veluvanto procesa cada documento en el momento en que lo subes. Sin suscripción a Azure, sin entrenamiento de modelos y sin configuración de administrador. Una factura nueva queda etiquetada con el remitente, el importe, la fecha de vencimiento y el tipo de documento en cuestión de segundos. El asistente de AI está disponible en todos los planes: pídele que busque documentos, explique contratos o calcule totales de tus facturas. Para los usuarios que quieren una AI que funcione sin un proyecto de IT, la diferencia es inmediata.
Dónde gana SharePoint
SharePoint es genuinamente mejor para organizaciones que necesitan una plataforma empresarial, no solo gestión documental. Su profunda integración con Microsoft 365 significa que puedes abrir un documento de Word desde una biblioteca de SharePoint, editarlo en la aplicación de escritorio y se guarda automáticamente, sin descargar ni volver a subir nada. La coautoría en documentos de Office es fluida. Para los equipos que viven en Outlook, Teams y Office, SharePoint es el hogar natural para sus archivos.
SharePoint también ofrece un cumplimiento de nivel empresarial que Veluvanto no puede igualar: eDiscovery, retención legal, políticas de DLP, etiquetas de retención, clasificaciones de confidencialidad y registros de auditoría que cumplen con los requisitos SOC 2 e HIPAA. El almacenamiento base de 1 TB + 10 GB por usuario supera con creces los límites de almacenamiento de Veluvanto. Y si tu organización ya paga por Microsoft 365, SharePoint está efectivamente incluido sin coste adicional, lo que hace que la comparación del ROI sea fundamentalmente diferente a la de una compra independiente.