Dokumentenmanagement
für kleine Teams
Ihr Unternehmen wächst, aber Ihr Dokumentensystem ist stehengeblieben. Veluvanto bietet Ihrem Team ein gemeinsames, AI-gestütztes Archiv, in dem jede Rechnung, jeder Vertrag und jeder Beleg sofort auffindbar ist.
Team-Arbeitsbereiche mit Berechtigungen
Geben Sie Ihrem Team Zugriff auf gemeinsame Dokumente mit den richtigen Berechtigungen. Admins verwalten, Editoren laden hoch und organisieren, Betrachter können nur lesen. Behalten Sie die Kontrolle ohne Mikromanagement.
Jedes Geschäftsdokument sofort finden
„Rechnung von Lieferant X aus dem letzten Quartal“ oder „Arbeitsvertrag von Max Mustermann“ – natürliche Sprachsuche über alle Ihre Geschäftsdokumente hinweg. Kein Wühlen in Ordnern mehr.
Freigabe-Workflows & Automatisierung
Senden Sie Rechnungen mit einem Klick zur Freigabe oder legen Sie Regeln fest – wie das automatische Weiterleiten ab einem bestimmten Betrag. Kombinieren Sie dies mit automatisierten Workflows für E-Mail-Zusammenfassungen, Tagging und AI-Verarbeitung. Keine IT-Abteilung erforderlich.
Automatischer Import aus E-Mails & Datenboxen
Leiten Sie Geschäfts-E-Mails an Ihre Arbeitsbereich-Adresse weiter, verbinden Sie Ihr Postfach via IMAP oder verknüpfen Sie Ihre tschechische Datenbox (Datová schránka). Dokumente werden analysiert und kategorisiert – null manueller Aufwand.
AI, die Ihre Dokumente kennt
„Wie hoch waren unsere Ausgaben für Büromaterial in diesem Jahr?“ oder „Liste alle aktiven Verträge auf.“ Stellen Sie Fragen in Alltagssprache und erhalten Sie Antworten mit Verweisen auf die Quelldokumente.
Privat und sicher durch Design
Datenspeicherung ausschließlich in der EU, Verschlüsselung (at rest & in transit), isolierte Datenbanken pro Mandant, GDPR- und EU AI Act-Konformität. Alles inklusive ab 29 €/Monat zzgl. MwSt. – keine versteckten Kosten für Sicherheit.
Vom Schuhkarton zum durchsuchbaren Archiv in 5 Minuten
Die Realität im Dokumentenmanagement kleiner Unternehmen: Belege stapeln sich in Schubladen, Verträge hängen in E-Mail-Verläufen fest, Lieferantenrechnungen liegen in einem ungepflegten Ordner und der Steuerberater bekommt am Quartalsende einen Schuhkarton. Jeder weiß, dass es ein Chaos ist – aber niemand hat Zeit, es zu ordnen, weil Dokumentenorganisation keinen Umsatz generiert.
Veluvanto verwandelt dieses Chaos in Minuten in ein durchsuchbares Archiv. Laden Sie alles gesammelt hoch – den Schubladeninhalt, E-Mail-Anhänge, Desktop-Ordner. Die AI liest jedes Dokument, extrahiert Metadaten (Händler, Betrag, Datum, Dokumenttyp) und macht alles sofort auffindbar. Keine Ordnerstruktur, die man entwerfen muss, keine Namenskonventionen, kein Wochenende mit Sortieren. Hochladen, fertig organisiert.
Freigabe-Workflows ohne Enterprise-Software
Ihr Unternehmen braucht Rechnungsfreigaben, Spesen-Abzeichnungen und Dokumentenprüfungen – aber Sie brauchen kein SharePoint, DocuWare oder ein sechsmonatiges Implementierungsprojekt dafür. Kleine Teams brauchen einfache Workflows: Diese Rechnung muss vor der Zahlung freigegeben werden, dieser Vertrag braucht das Okay vom Chef, dieser Spesenbeleg muss geprüft werden.
Veluvanto bietet Freigabe-Workflows auf Dokumentenebene mit konfigurierbaren Regeln. Legen Sie einen Schwellenwert fest – zum Beispiel löst jede Rechnung über 500 € automatisch eine Freigabeanfrage aus – und die richtige Person wird benachrichtigt. Sie prüft das Dokument, gibt es mit einem Klick frei oder lehnt es ab, und die Entscheidung wird mit Zeitstempel protokolliert. Voller Audit-Trail, null Konfigurationsaufwand über die Regelerstellung hinaus. Keine Enterprise-Lizenz, kein IT-Berater.