Workspaces

Organisieren und teilen Sie Dokumente mit Ihrem Team

Was ist ein Workspace?

Ein Arbeitsbereich (Workspace) ist ein separater Bereich innerhalb von Veluvanto mit eigenen Dokumenten, Tags und Teammitgliedern. Sie könnten beispielsweise einen Arbeitsbereich für private Dokumente und einen separaten für Ihr Unternehmen nutzen.

Wenn Sie zu einem anderen Workspace wechseln, sehen Sie nur die Dokumente, die zu diesem Workspace gehören. Tags, Firmen/Personen und Teammitglieder sind ebenfalls für jeden Workspace getrennt.

Einen neuen Workspace erstellen

Klicken Sie unten in der linken Seitenleiste auf Einstellungen (Zahnrad-Symbol). Klicken Sie in der Navigationsleiste links auf Teams. Geben Sie oben auf der Seite im Feld Workspace-Name einen Namen für den neuen Workspace ein. Klicken Sie auf Workspace erstellen. Der neue Workspace erscheint sofort in der Liste.

Einen Kollegen zu einem Workspace einladen

Gehen Sie zu Einstellungen → Teams. Klicken Sie in der Workspace-Liste auf den Workspace, zu dem Sie jemanden hinzufügen möchten – dieser wird hervorgehoben. Unter der Liste erscheint der Bereich Mitglied einladen. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kollegen ein und wählen Sie die Rolle aus dem Dropdown-Menü:

Zwischen Workspaces wechseln

Klicken Sie auf den Namen des Workspaces, der oben im Dashboard angezeigt wird. Eine Dropdown-Liste aller Ihrer Workspaces erscheint. Klicken Sie auf den Workspace, zu dem Sie wechseln möchten.

Der Name des aktuell aktiven Workspaces wird auch in der linken Seitenleiste direkt unter den Hauptnavigationslinks angezeigt.

Mitglieder verwalten

Gehen Sie zu Einstellungen → Teams und wählen Sie den Workspace aus, den Sie verwalten möchten, indem Sie darauf klicken. Die Mitgliederliste erscheint unter der Workspace-Liste. Neben jedem Mitglied können Sie:

• Rolle ändern — nutzen Sie das Dropdown-Menü neben dem Namen des Mitglieds, um zwischen Betrachter, Editor und Admin zu wechseln.
• Mitglied entfernen — klicken Sie auf das „Person-Minus“-Symbol rechts in der Zeile des Mitglieds. Eine Bestätigungsaufforderung erscheint. Klicken Sie auf OK.

Ausstehende Einladungen

Nachdem Sie eine Einladung gesendet haben, erscheint diese unter der Überschrift „Ausstehende Einladungen“ unterhalb des Einladungsformulars. Die Liste zeigt die E-Mail-Adresse, die Rolle und das Ablaufdatum jeder Einladung.

Um eine Einladung zu stornieren, bevor sie angenommen wurde, klicken Sie auf das ×-Symbol daneben. Der Einladungslink wird sofort ungültig.

Einen Workspace umbenennen

Gehen Sie zu Einstellungen → Teams. Suchen Sie den Workspace in der Liste. Klicken Sie auf das Stift-Symbol auf der rechten Seite der Workspace-Zeile. Der Name wird bearbeitbar – geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf das grüne Häkchen zum Speichern. Klicken Sie auf das graue ×, um abzubrechen, ohne zu speichern.

Einen Workspace löschen

Ein Workspace kann nur gelöscht werden, wenn er keine Dokumente enthält. Gehen Sie zu Einstellungen → Teams, suchen Sie den Workspace und klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol daneben. Eine Bestätigungsaufforderung erscheint – klicken Sie auf OK, um den Vorgang zu bestätigen.

Falls das Papierkorb-Symbol ausgegraut ist, enthält der Workspace noch Dokumente. Verschieben oder löschen Sie zuerst alle Dokumente und versuchen Sie es dann erneut.

Eine Einladung annehmen

Wenn ein Kollege Sie zu einem Workspace einlädt, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Einladungslink. Klicken Sie auf den Link, um Veluvanto in Ihrem Browser zu öffnen. Falls Sie noch nicht angemeldet sind, loggen Sie sich zuerst ein. Das System fügt Sie dann automatisch mit der vom Kollegen zugewiesenen Rolle zum Workspace hinzu. Sie sehen den neuen Workspace sofort in Ihrer Workspace-Liste.