Werkomgevingen

Organiseer en deel documenten met uw team

Wat is een werkomgeving?

Een werkomgeving (workspace) is een afzonderlijk gebied binnen Veluvanto met eigen documenten, tags en teamleden. Je kunt bijvoorbeeld één werkomgeving gebruiken voor persoonlijke documenten en een aparte voor je bedrijf.

Wanneer je naar een andere werkomgeving overschakelt, zie je alleen de documenten die bij die werkomgeving horen. Ook tags, entiteiten en teamleden zijn gescheiden per werkomgeving.

Een nieuwe werkomgeving maken

Klik op Instellingen onderaan de linkerzijbalk (tandwielpictogram). Klik in de instellingen-navigatie aan de linkerkant op Teams. Typ bovenaan de pagina een naam voor de nieuwe werkruimte in het veld Naam werkruimte. Klik op Werkruimte maken. De nieuwe werkruimte verschijnt direct in de lijst.

Een collega uitnodigen voor een werkomgeving

Ga naar Instellingen → Teams. Klik in de lijst met werkomgevingen op de werkomgeving waar je iemand aan wilt toevoegen — deze wordt dan gemarkeerd. Onder de lijst verschijnt het gedeelte Lid uitnodigen. Voer het e-mailadres van je collega in. Kies vervolgens hun rol uit het dropdownmenu:

Schakelen tussen werkomgevingen

Klik op de naam van de werkomgeving die bovenaan het Dashboard wordt weergegeven. Er verschijnt een lijst met al je werkomgevingen. Klik op de omgeving waarnaar je wilt overschakelen.

De naam van de momenteel actieve werkomgeving wordt ook getoond in de linkerzijbalk, net onder de hoofdnavigatie.

Leden beheren

Ga naar Instellingen → Teams en selecteer de werkruimte die je wilt beheren door erop te klikken. De ledenlijst verschijnt onder de lijst met werkruimtes. Naast elk lid kun je:

• Rol wijzigen — gebruik het dropdownmenu naast de naam van het lid om te wisselen tussen Lezer, Bewerker en Beheerder.
• Lid verwijderen — klik op het icoontje met de persoon en het minteken rechts van de rij van het lid. Er verschijnt een bevestigingsvenster. Klik op OK om te bevestigen.

Openstaande uitnodigingen

Nadat je een uitnodiging hebt verstuurd, verschijnt deze onder de kop Openstaande uitnodigingen onder het uitnodigingsformulier. De lijst toont het e-mailadres, de rol en de vervaldatum van elke uitnodiging.

Om een uitnodiging te annuleren voordat deze is geaccepteerd, klik je op de × knop ernaast. De uitnodigingslink stopt onmiddellijk met werken.

Een werkruimte hernoemen

Ga naar Instellingen → Teams. Zoek de werkruimte in de lijst. Klik op het potloodicoontje aan de rechterkant van de werkruimte-rij. De naam wordt bewerkbaar — typ de nieuwe naam en druk op Enter, of klik op het groene vinkje om op te slaan. Klik op de grijze × om te annuleren zonder op te slaan.

Een werkruimte verwijderen

Een werkruimte kan alleen worden verwijderd als deze geen documenten bevat. Ga naar Instellingen → Teams, zoek de werkruimte en klik op het prullenbakicoontje ernaast. Er verschijnt een bevestigingsvenster — klik op OK om te bevestigen.

Als het prullenbakicoontje grijs is, bevat de werkruimte nog documenten. Verplaats of verwijder eerst alle documenten en probeer het dan opnieuw.

Een uitnodiging accepteren

Wanneer een collega je uitnodigt voor een werkruimte, ontvang je een e-mail met een uitnodigingslink. Klik op de link om Veluvanto in je browser te openen. Als je nog niet bent ingelogd, log dan eerst in. Het systeem voegt je vervolgens automatisch toe aan de werkruimte met de rol die je collega heeft toegewezen. Je ziet de nieuwe werkruimte onmiddellijk in je werkruimte-lijst.