Ga naar de inhoud

Documenten

Documenten uploaden, bekijken en organiseren

Hoe documenten te uploaden

Slepen en neerzetten

Open een map op uw computer naast het Veluvanto-browservenster. Klik op een bestand (of selecteer er meerdere tegelijk door Ctrl ingedrukt te houden), sleep ze naar het browservenster en laat los. Het uploaden begint direct.

Ondersteunde bestandstypen

U kunt PDF-bestanden, Word-documenten (.docx), Excel-spreadsheets (.xlsx), PowerPoint-presentaties (.pptx), OpenDocument-bestanden (ODT, ODS, ODP), afbeeldingen (JPG, PNG, GIF, WebP, TIFF) en tekstbestanden uploaden.

Uploaden via e-mail

Elke werkomgeving heeft een eigen specifiek e-mailadres. Stuur elke e-mail met een bijlage door — of stuur een nieuwe e-mail met het document als bijlage — naar dat adres. Het document verschijnt binnen een minuut in Veluvanto, automatisch geanalyseerd en getagd. Je vindt het e-mailadres van de werkomgeving onder Instellingen → Import.

Een document openen en bekijken

Klik op een documentnaam of miniatuur om de documentdetails te openen. U ziet bovenaan verschillende tabbladen:

  • Voorbeeld — toont de inhoud van het document direct in de browser. Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden openen hier zonder ze te downloaden.
  • Info — toont alle metadata: tags, entiteiten, data en een samenvatting. Hier kunt u ook herinneringen toevoegen.
  • Vertalingen — hiermee kunt u het document met één klik naar een andere taal vertalen.
  • Uitleg — toont een door AI gegenereerde samenvatting in begrijpelijke taal en een verklarende woordenlijst van belangrijke termen.
  • Relaties — toont documenten die Veluvanto automatisch aan dit document heeft gekoppeld (bijv. een factuur en het bijbehorende contract).

Om terug te gaan naar de documentenlijst, klikt u op de Vorige-knop van uw browser of op de pijl terug bovenaan de pagina.

Tags, entiteiten en data

Wanneer de AI een document analyseert, vult het automatisch het volgende in:

  • Tags — de documentcategorie, zoals Factuur, Contract of Bonnetje.
  • Entiteiten — bedrijven, personen of instellingen die in het document worden genoemd (bijv. de naam van de leverancier).
  • Datum — de documentdatum, zoals de factuurdatum of de datum van ondertekening van een contract.

Als er iets onjuist is of ontbreekt, open dan het tabblad Info en klik op het potloodpictogram naast het veld dat u wilt wijzigen. Voer uw wijziging in en klik op Opslaan.

Belangrijke documenten vastpinnen

Om een document vast te pinnen, opent u het en klikt u op het ster-icoontje bovenaan het tabblad Info. Vastgepinde documenten verschijnen bovenaan uw Dashboard, zodat u ze direct kunt openen zonder te zoeken.

Gerelateerde documenten

Veluvanto detecteert automatisch verbanden tussen documenten — bijvoorbeeld door een factuur te koppelen aan het contract waarop deze betrekking heeft, of een pakbon aan de bijbehorende inkooporder.

Open het tabblad Relaties in een document om de suggesties te bekijken. U kunt documenten ook handmatig koppelen door op Relatie toevoegen te klikken en te zoeken naar het document dat u wilt verbinden.

Werken met meerdere documenten tegelijk

Om een actie op meerdere documenten tegelijk uit te voeren, vinkt u het selectievakje aan dat verschijnt wanneer u over de miniatuur van een document beweegt. Zodra u ten minste één document hebt geselecteerd, verschijnt er onderaan het scherm een werkbalk met de volgende opties:

  • Download — verpakt alle geselecteerde documenten in een ZIP-bestand en downloadt dit naar je computer.
  • Tags bewerken — opent een paneel waar je in één stap tags kunt toevoegen aan of verwijderen van alle geselecteerde documenten.
  • Archiveren — verplaatst de geselecteerde documenten naar het Archief, zodat ze niet meer verschijnen in de dagelijkse zoekopdrachten.
  • Verwijderen — verplaatst de geselecteerde documenten naar de Prullenbak. Ze blijven daar 30 dagen staan voordat ze definitief worden verwijderd.

Archief en Prullenbak

Het Archief is bedoeld voor documenten die je wilt bewaren, maar niet meer dagelijks nodig hebt. Gearchiveerde documenten zijn verborgen in de algemene zoekresultaten, maar je kunt ze nog steeds vinden door het onderdeel Archief in de linkerzijbalk te openen.

Verwijderde documenten gaan naar de Prullenbak en worden daar 30 dagen bewaard. Om een document te herstellen, open je de Prullenbak in de zijbalk, zoek je het document en klik je op Herstellen. Na 30 dagen wordt het document definitief verwijderd en kan het niet meer worden teruggehaald.

Een document hernoemen

Open het document en klik op het tabblad Info. Bovenaan het tabblad Info zie je de documenttitel. Klik op het potloodicoontje naast de titel, typ de nieuwe naam en klik op Opslaan.

Een document naar een andere werkruimte verplaatsen

Open het document en klik op het tabblad Info. Scroll naar beneden naar de knop Verplaatsen naar werkruimte (mapicoontje). Klik erop — er opent een dialoogvenster met alle werkruimtes waar je toegang toe hebt.

Selecteer de doelwerkruimte in het dropdownmenu en klik op Verplaatsen. Het document verdwijnt uit de huidige werkruimte en verschijnt in de geselecteerde werkruimte. Let op: de tags en entiteiten van het document verhuizen mee, maar werkruimte-specifieke instellingen kunnen in de nieuwe werkruimte anders zijn.