Dokumenty

Przesyłanie, przeglądanie i organizowanie dokumentów

Jak przesyłać dokumenty

Otwieranie i przeglądanie dokumentu

Kliknij nazwę dokumentu lub miniaturę, aby otworzyć szczegóły dokumentu. U góry zobaczysz zakładki:

• Podgląd — wyświetla treść dokumentu bezpośrednio w przeglądarce. Pliki Word, Excel i PowerPoint otwierają się tutaj bez konieczności pobierania.
• Informacje — wyświetla wszystkie metadane: tagi, podmioty, daty i podsumowanie. Tutaj możesz również dodać przypomnienia.
• Tłumaczenia — pozwala przetłumaczyć dokument na inny język jednym kliknięciem.
• Wyjaśnienie — wyświetla wygenerowane przez AI podsumowanie w prostym języku oraz słowniczek kluczowych terminów.
• Powiązania — wyświetla dokumenty, które Veluvanto automatycznie połączyło z tym plikiem (np. fakturę i powiązaną z nią umowę).

Aby wrócić do listy dokumentów, kliknij przycisk Wstecz w przeglądarce lub strzałkę wstecz u góry strony.

Tagi, podmioty i daty

Gdy AI analizuje dokument, automatycznie uzupełnia:

• Tagi — kategoria dokumentu, np. Faktura, Umowa lub Paragon.
• Podmioty — firmy, osoby lub instytucje wymienione w dokumencie (np. nazwa dostawcy).
• Data — data dokumentu, np. data wystawienia faktury lub data podpisania umowy.

Jeśli coś jest niepoprawne lub brakuje informacji, otwórz zakładkę Informacje i kliknij ikonę ołówka obok pola, które chcesz zmienić. Wprowadź zmiany i kliknij Zapisz.

Przypinanie ważnych dokumentów

Aby przypiąć dokument, otwórz go i kliknij ikonę gwiazdki u góry zakładki Informacje. Przypięte dokumenty pojawiają się na górze Pulpitu, dzięki czemu masz do nich natychmiastowy dostęp bez konieczności wyszukiwania.

Powiązane dokumenty

Veluvanto automatycznie wykrywa powiązania między dokumentami — na przykład łączy fakturę z umową, której dotyczy, lub dowód dostawy z zamówieniem.

Otwórz zakładkę Powiązania w dowolnym dokumencie, aby zobaczyć sugestie. Możesz także połączyć dokumenty ręcznie, klikając Dodaj powiązanie i wyszukując dokument, który chcesz podpiąć.

Praca z wieloma dokumentami naraz

Aby wykonać akcję na kilku dokumentach naraz, zaznacz pole wyboru, które pojawia się po najechaniu kursorem na miniaturę dokumentu. Po wybraniu co najmniej jednego dokumentu na dole ekranu pojawi się pasek narzędzi z następującymi opcjami:

• Pobierz — pakuje wszystkie wybrane dokumenty do pliku ZIP i pobiera go na komputer.
• Edytuj tagi — otwiera panel, w którym możesz dodać lub usunąć tagi ze wszystkich wybranych dokumentów w jednym kroku.
• Archiwizuj — przenosi wybrane dokumenty do Archiwum, dzięki czemu nie pojawiają się już w codziennych wynikach wyszukiwania.
• Usuń — przenosi wybrane dokumenty do Kosza. Pozostają tam przez 30 dni przed trwałym usunięciem.

Archiwum i Kosz

Archiwum służy do przechowywania dokumentów, które chcesz zachować, ale nie potrzebujesz ich na co dzień. Zarchiwizowane dokumenty są ukryte w głównych wynikach wyszukiwania, ale nadal możesz je znaleźć, otwierając sekcję Archiwum na lewym pasku bocznym.

Usunięte dokumenty trafiają do Kosza i są tam przechowywane przez 30 dni. Aby przywrócić dokument, otwórz Kosz na pasku bocznym, znajdź dokument i kliknij Przywróć. Po 30 dniach dokument jest trwale usuwany i nie można go odzyskać.

Zmiana nazwy dokumentu

Otwórz dokument i kliknij zakładkę Info. Na górze zakładki Info zobaczysz tytuł dokumentu. Kliknij ikonę ołówka obok tytułu, wpisz nową nazwę i kliknij Zapisz.

Przenoszenie dokumentu do innego obszaru roboczego

Otwórz dokument i kliknij zakładkę Informacje. Przewiń w dół, aby znaleźć przycisk Przenieś do obszaru roboczego (ikona folderu). Kliknij go — otworzy się okno z listą wszystkich obszarów roboczych, do których masz dostęp.

Wybierz docelowy obszar roboczy z menu rozwijanego i kliknij Przenieś. Dokument zniknie z bieżącego obszaru roboczego i pojawi się w wybranym. Uwaga: tagi i podmioty dokumentu przenoszą się wraz z nim, ale ustawienia specyficzne dla obszaru roboczego mogą się różnić w nowym miejscu.