Automatyzacja
Automatyzacja przetwarzania dokumentów
Czym jest automatyzacja (Workflow)?
Automatyzacja (workflow) to reguła, którą ustawiasz raz, a Veluvanto wykonuje ją automatycznie. Na przykład: „W każdy piątek rano wyślij mi e-mailem podsumowanie wszystkich nieopłaconych faktur”. Definiujesz wyzwalacz (kiedy) i akcję (co), a system zajmuje się resztą.
Kiedy może uruchomić się automatyzacja?
Według harmonogramu
Wybierz tryb dzienny, tygodniowy lub miesięczny i ustaw godzinę. Przykład: w każdy poniedziałek o 8:00.
Po przesłaniu dokumentu
Automatyzacja uruchamia się za każdym razem, gdy pojawi się nowy dokument. Przykład: gdy zostanie przesłany dokument z tagiem Faktura, dodaj go do folderu Do sprawdzenia.
Ręcznie
Uruchamiasz automatyzację samodzielnie, klikając przycisk Uruchom. Przydatne w przypadku zadań wykonywanych sporadycznie.
Co może zrobić automatyzacja?
Wyślij powiadomienie
Wysyła e-mail lub powiadomienie w aplikacji z zdefiniowaną przez Ciebie treścią.
Dodaj tag
Automatycznie dodaje jeden lub więcej tagów do pasujących dokumentów.
Utwórz przypomnienie
Automatycznie ustawia przypomnienie dla pasujących dokumentów.
Przenieś do kosza
Przenosi pasujące dokumenty do kosza. Przydatne do automatycznego usuwania starych plików.
Akcja AI
AI czyta pasujące dokumenty i wykonuje zadanie opisane przez Ciebie prostym językiem. Przykład: „Podsumuj wszystkie nieopłacone faktury i wyślij mi e-mail z łączną kwotą do zapłaty”.
Przykłady automatyzacji
- W każdy piątek o 9:00: podsumuj nieopłacone faktury i wyślij mi listę e-mailem.
- Gdy zostanie przesłana nowa umowa: dodaj tag Umowa i ustaw przypomnienie za rok od dzisiaj.
- Pierwszego dnia każdego miesiąca: przenieś dokumenty starsze niż dwa lata do Archiwum.
Tworzenie automatyzacji
Kliknij Automatyzacje na lewym pasku bocznym (ikona błyskawicy). Kliknij Nowa automatyzacja. Wpisz nazwę, aby móc ją później rozpoznać. Wybierz typ wyzwalacza (harmonogram, po przesłaniu lub ręcznie) i skonfiguruj szczegóły. Wybierz akcję i wypełnij wymagane pola. Kliknij Utwórz automatyzację, aby ją zapisać i aktywować.
Każda automatyzacja ma przełącznik wł./wył. Użyj go, aby tymczasowo wstrzymać działanie reguły bez jej usuwania.