Flujos de trabajo
Automatice el procesamiento de documentos
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es una regla que configuras una vez y Veluvanto ejecuta automáticamente por ti. Por ejemplo: 'Todos los viernes por la mañana, enviarme por correo un resumen de todas las facturas impagadas'. Tú defines el activador (cuándo) y la acción (qué), y el sistema se encarga del resto.
¿Cuándo se puede ejecutar un flujo de trabajo?
Según una programación
Elige diaria, semanal o mensualmente, y selecciona la hora. Ejemplo: todos los lunes a las 8:00.
Cuando se sube un documento
El flujo de trabajo se ejecuta automáticamente cada vez que llega un nuevo documento. Ejemplo: cuando se sube cualquier documento etiquetado como Factura, añadirlo a la carpeta Pendiente de revisión.
Manualmente
Tú mismo inicias el flujo de trabajo haciendo clic en un botón de Ejecutar. Útil para tareas puntuales que quieras realizar ocasionalmente.
¿Qué puede hacer un flujo de trabajo?
Enviar una notificación
Te envía un correo electrónico o una notificación en la aplicación con un mensaje que tú definas.
Aplicar una etiqueta
Añade automáticamente una o más etiquetas a los documentos que coincidan.
Crear un recordatorio
Establece automáticamente un recordatorio en los documentos que coincidan.
Mover a la Papelera
Mueve los documentos que coincidan a la Papelera. Útil para limpiar automáticamente documentos antiguos.
Acción de AI
La AI lee los documentos que coinciden y realiza una tarea que describas en lenguaje natural. Ejemplo: 'Resume todas las facturas impagadas y envíame un correo electrónico con el importe total adeudado'.
Ejemplos de flujos de trabajo
- Todos los viernes a las 9:00: resumir las facturas impagadas y enviarme la lista por correo.
- Cuando se suba un nuevo contrato: aplicar la etiqueta Contrato y establecer un recordatorio para dentro de un año a partir de hoy.
- El día 1 de cada mes: mover los documentos de más de dos años al Archivo.
Crear un flujo de trabajo
Haz clic en Flujos de trabajo en la barra lateral izquierda (icono del rayo). Haz clic en Nuevo flujo de trabajo. Escribe un nombre para que puedas reconocerlo más tarde. Elige el tipo de activador (programación, al subir o manual) y configura los detalles. Elige la acción y rellena los campos necesarios. Haz clic en Crear flujo de trabajo para guardarlo y activarlo.
Cada flujo de trabajo tiene un interruptor de encendido/apagado. Úsalo para pausar un flujo de trabajo temporalmente sin eliminarlo.