Automatizace
Automatizujte zpracování dokumentů
Automatizace (Workflows)
Workflow (pracovní postup) je pravidlo, které nastavíte jednou a Veluvanto ho za vás automaticky spouští. Například: „Každý pátek ráno mi pošli e-mailem přehled všech nezaplacených faktur.“ Definujete spouštěč (kdy) a akci (co) a systém se postará o zbytek.
Kdy se workflow spustí?
Podle času
Zvolte denní, týdenní nebo měsíční frekvenci a vyberte čas. Příklad: každé pondělí v 8:00.
Při nahrání
Workflow se spustí automaticky pokaždé, když dorazí nový dokument. Příklad: když je nahrán jakýkoliv dokument s označením Faktura, přidejte jej do složky Ke kontrole.
Ručně
Workflow spustíte sami kliknutím na tlačítko Spustit. Užitečné pro jednorázové úkoly, které chcete provádět příležitostně.
Co se má stát?
Poslat notifikaci
Pošle vám e-mail nebo zprávu v aplikaci.
Oštítkovat
Automaticky přidělí nebo odebere štítky.
Nastavit připomínku
Vytvoří úkol s termínem (např. za 14 dní).
Smazat
Přesune dokumenty do koše (např. starší 5 let).
Zeptat se AI
AI zpracuje dokumenty podle vašeho zadání (např. 'Vytáhni IČO a pošli mi ho').
Inspirace
- 'Každý pátek mi pošli seznam nezaplacených faktur'
- Při nahrání nové smlouvy: přiřadit štítek Smlouva a nastavit připomenutí na rok od dnešního dne.
- 1. dne každého měsíce: přesunout dokumenty starší než dva roky do Archivu.
Jak vytvořit workflow
V levém panelu klikněte na Workflows (ikona blesku). Klikněte na Nové workflow. Vyplňte název, abyste ho později poznali. Vyberte typ spouštěče (plán, při nahrání nebo ručně) a nakonfigurujte podrobnosti. Vyberte akci a vyplňte požadovaná pole. Kliknutím na Vytvořit workflow jej uložíte a aktivujete.
Vytvořená pravidla můžete kdykoliv dočasně vypnout přepínačem.