Workflows
Automatiseer documentverwerking
Wat is een workflow?
Een workflow is een regel die je eenmalig instelt, waarna Veluvanto deze automatisch voor je uitvoert. Bijvoorbeeld: 'Stuur me elke vrijdagochtend een overzicht van alle onbetaalde facturen.' Je definieert de trigger (wanneer) en de actie (wat), en het systeem doet de rest.
Wanneer kan een workflow worden uitgevoerd?
Volgens een schema
Kies dagelijks, wekelijks of maandelijks en selecteer het tijdstip. Voorbeeld: elke maandag om 08:00 uur.
Wanneer een document wordt geüpload
De workflow wordt automatisch uitgevoerd telkens wanneer er een nieuw document binnenkomt. Voorbeeld: wanneer een document met de tag Factuur wordt geüpload, voeg het dan toe aan de map 'Nog te beoordelen'.
Handmatig
Je start de workflow zelf door op een Start-knop te klikken. Handig voor eenmalige taken die je af en toe wilt uitvoeren.
Wat kan een workflow doen?
Een melding verzenden
Stuurt je een e-mail of een in-app melding met een door jou gedefinieerd bericht.
Een tag toevoegen
Voegt automatisch een of meer tags toe aan overeenkomende documenten.
Een herinnering maken
Stelt automatisch een herinnering in voor overeenkomende documenten.
Verplaatsen naar de Prullenbak
Verplaatst overeenkomende documenten naar de Prullenbak. Handig voor het automatisch opschonen van oude documenten.
AI-actie
AI leest de overeenkomende documenten en voert een taak uit die je in natuurlijke taal beschrijft. Voorbeeld: 'Vat alle onbetaalde facturen samen en stuur me een e-mail met het totale openstaande bedrag.'
Voorbeelden van workflows
- Elke vrijdag om 09:00 uur: vat onbetaalde facturen samen en mail me de lijst.
- Wanneer een nieuw contract wordt geüpload: voeg de tag Contract toe en stel een herinnering in voor over precies één jaar.
- Op de 1e van elke maand: verplaats documenten ouder dan twee jaar naar het Archief.
Een workflow maken
Klik op Workflows in de linkerzijbalk (bliksemschicht-icoon). Klik op Nieuwe workflow. Geef de workflow een naam zodat je deze later herkent. Kies het type trigger (schema, bij upload of handmatig) en configureer de details. Kies de actie en vul de vereiste velden in. Klik op Workflow maken om deze op te slaan en te activeren.
Elke workflow heeft een aan/uit-schakelaar. Gebruik deze om een workflow tijdelijk te pauzeren zonder deze te verwijderen.