Fluxuri de lucru
Automatizați procesarea documentelor
Ce este un flux de lucru (Workflow)?
Un flux de lucru este o regulă pe care o configurați o singură dată, iar Veluvanto o rulează automat pentru dumneavoastră. De exemplu: „În fiecare vineri dimineață, trimite-mi prin e-mail un rezumat al tuturor facturilor neplătite.” Definiți declanșatorul (când) și acțiunea (ce), iar sistemul se ocupă de restul.
Când poate rula un flux de lucru?
După un program
Alegeți zilnic, săptămânal sau lunar și selectați ora. Exemplu: în fiecare luni la ora 8:00.
Când un document este încărcat
Fluxul de lucru rulează automat de fiecare dată când este adăugat un document nou. Exemplu: când este încărcat orice document etichetat Factură, adaugă-l în dosarul Necesită revizuire.
Manual
Porniți singur fluxul de lucru făcând clic pe un buton de rulare. Util pentru sarcini punctuale pe care doriți să le efectuați ocazional.
Ce poate face un flux de lucru?
Trimite o notificare
Vă trimite un e-mail sau o notificare în aplicație cu un mesaj definit de dumneavoastră.
Aplică o etichetă
Adaugă automat una sau mai multe etichete documentelor potrivite.
Creează un memento
Setează automat un memento pentru documentele potrivite.
Mută în Coșul de gunoi
Mută documentele potrivite în Coșul de gunoi. Util pentru curățarea automată a documentelor vechi.
Acțiune AI
AI-ul citește documentele potrivite și efectuează o sarcină pe care o descrieți în limbaj simplu. Exemplu: „Rezumați toate facturile neplătite și trimiteți-mi un e-mail cu suma totală datorată.”
Exemple de fluxuri de lucru
- În fiecare vineri la ora 9:00: rezumă facturile neplătite și trimite-mi lista prin e-mail.
- Când este încărcat un contract nou: aplică eticheta Contract și setează un memento pentru un an de la data curentă.
- Pe data de 1 a fiecărei luni: mută documentele mai vechi de doi ani în Arhivă.
Crearea unui flux de lucru
Faceți clic pe Fluxuri de lucru în bara laterală stângă (pictograma fulger). Faceți clic pe Flux de lucru nou. Introduceți un nume pentru a-l recunoaște mai târziu. Alegeți tipul de declanșator (programat, la încărcare sau manual) și configurați detaliile. Alegeți acțiunea și completați câmpurile necesare. Faceți clic pe Creează flux de lucru pentru a-l salva și activa.
Fiecare flux de lucru are un comutator pornit/oprit. Folosiți-l pentru a întrerupe temporar un flux de lucru fără a-l șterge.