Workflow
Automatizza l'elaborazione dei documenti
Cos'è un Workflow?
Un workflow è una regola che imposti una volta e che Veluvanto esegue automaticamente per te. Ad esempio: 'Ogni venerdì mattina, inviami un'email con il riepilogo di tutte le fatture non pagate'. Definisci il trigger (quando) e l'azione (cosa), e il sistema farà il resto.
Quando può essere eseguito un workflow?
In base a una pianificazione
Scegli una frequenza giornaliera, settimanale o mensile e seleziona l'orario. Esempio: ogni lunedì alle 08:00.
Quando viene caricato un documento
Il workflow viene eseguito automaticamente ogni volta che arriva un nuovo documento. Esempio: quando viene caricato un documento con tag Fattura, aggiungilo alla cartella Da Revisionare.
Manualmente
Avvii tu stesso il workflow cliccando su un pulsante Esegui. Utile per attività una tantum che desideri svolgere occasionalmente.
Cosa può fare un workflow?
Inviare una notifica
Ti invia un'email o una notifica in-app con un messaggio definito da te.
Applicare un tag
Aggiunge automaticamente uno o più tag ai documenti corrispondenti.
Creare un promemoria
Imposta automaticamente un promemoria sui documenti corrispondenti.
Spostare nel Cestino
Sposta i documenti corrispondenti nel Cestino. Utile per pulire automaticamente i vecchi documenti.
Azione AI
L'AI legge i documenti corrispondenti ed esegue un compito descritto in linguaggio naturale. Esempio: 'Riassumi tutte le fatture non pagate e inviami un'email con l'importo totale dovuto'.
Esempi di Workflow
- Ogni venerdì alle 09:00: riassumi le fatture non pagate e inviami l'elenco via email.
- Quando viene caricato un nuovo contratto: applica il tag Contratto e imposta un promemoria a un anno da oggi.
- Il 1° di ogni mese: sposta i documenti più vecchi di due anni nell'Archivio.
Creare un Workflow
Clicca su Workflow nella barra laterale sinistra (icona del fulmine). Clicca su Nuovo Workflow. Inserisci un nome per riconoscerlo in seguito. Scegli il tipo di trigger (pianificazione, al caricamento o manuale) e configura i dettagli. Scegli l'azione e compila i campi richiesti. Clicca su Crea Workflow per salvarlo e attivarlo.
Ogni workflow ha un interruttore on/off. Usalo per mettere in pausa un workflow temporaneamente senza eliminarlo.