Fluxos de Trabalho
Automatize o processamento de documentos
O que é um Fluxo de Trabalho?
Um fluxo de trabalho é uma regra que configura uma vez e que o Veluvanto executa automaticamente por si. Por exemplo: 'Todas as sextas-feiras de manhã, envia-me por e-mail um resumo de todas as faturas não pagas.' Define o gatilho (quando) e a ação (o quê), e o sistema faz o resto.
Quando pode ser executado um fluxo de trabalho?
Com base num agendamento
Escolha uma frequência diária, semanal ou mensal, e defina a hora. Exemplo: todas as segundas-feiras às 08:00.
Quando um documento é carregado
O fluxo de trabalho é executado automaticamente sempre que chega um novo documento. Exemplo: quando é carregado um documento com a etiqueta Fatura, adiciona-o à pasta Precisa de Revisão.
Manualmente
Inicia o fluxo de trabalho manualmente clicando no botão Executar. Útil para tarefas pontuais que deseja realizar ocasionalmente.
O que pode fazer um fluxo de trabalho?
Enviar uma notificação
Envia-lhe um e-mail ou uma notificação na aplicação com uma mensagem definida por si.
Aplicar uma etiqueta
Adiciona automaticamente uma ou mais etiquetas aos documentos correspondentes.
Criar um lembrete
Define automaticamente um lembrete nos documentos correspondentes.
Mover para a Reciclagem
Move os documentos correspondentes para a Reciclagem. Útil para limpar automaticamente documentos antigos.
Ação de AI
A AI lê os documentos correspondentes e realiza uma tarefa que descrever em linguagem simples. Exemplo: 'Resume todas as faturas não pagas e envia-me um e-mail com o valor total em dívida.'
Exemplos de fluxos de trabalho
- Todas as sextas-feiras às 09:00: resumir as faturas não pagas e enviar-me a lista por e-mail.
- Quando um novo contrato é carregado: aplicar a etiqueta Contrato e definir um lembrete para daqui a um ano.
- No dia 1 de cada mês: mover documentos com mais de dois anos para o Arquivo.
Criar um fluxo de trabalho
Clique em Fluxos de Trabalho na barra lateral esquerda (ícone do raio). Clique em Novo Fluxo de Trabalho. Introduza um nome para o reconhecer mais tarde. Escolha o tipo de gatilho (agendamento, ao carregar ou manual) e configure os detalhes. Escolha a ação e preencha os campos necessários. Clique em Criar Fluxo de Trabalho para guardar e ativar.
Cada fluxo de trabalho tem um botão para ativar/desativar. Use-o para pausar temporariamente um fluxo de trabalho sem o eliminar.