Fluxos de aprovação
Envie documentos para aprovação manualmente ou através de regras automáticas
O que são fluxos de aprovação?
Os fluxos de aprovação permitem exigir a validação de documentos antes de estes serem considerados finais. Pode enviar qualquer documento para aprovação manualmente ou definir regras que encaminham automaticamente os documentos para aprovação — por exemplo, todas as faturas acima de um determinado valor.
Aprovação manual
Abra qualquer documento e clique em Enviar para Aprovação. Escolha quem deve aprová-lo: um membro específico do espaço de trabalho ou todo o espaço de trabalho (qualquer pessoa com a função de Editor ou Administrador poderá aprovar).
O aprovador recebe uma notificação. Pode rever o documento e aprová-lo ou rejeitá-lo com um comentário opcional.
Aprovação baseada em regras
Aceda a Definições > Regras de Aprovação e crie uma regra. As regras podem filtrar documentos por limite de valor, etiquetas ou tipo de documento.
- Todas as faturas com um valor superior a 10 000 CZK requerem a aprovação do gestor.
- Todos os documentos com a etiqueta Contrato precisam de revisão antes de serem arquivados.
Quando um documento corresponde a uma regra, é automaticamente encaminhado para aprovação após o carregamento. Sem necessidade de ação manual.
Aprovadores
Pessoa específica
Escolha um membro do espaço de trabalho pelo nome. Apenas essa pessoa poderá aprovar o documento.
Todo o espaço de trabalho
Qualquer membro do espaço de trabalho com a função de Editor ou Administrador pode aprovar. Útil quando a responsabilidade é partilhada por várias pessoas.
Configurar fluxos de aprovação
Não é necessária equipa de TI nem conhecimentos técnicos. Aceda a Definições > Regras de Aprovação, clique em Nova Regra, escolha as condições e o aprovador, e guarde. A regra entra em vigor imediatamente.
Cada regra tem um botão para ativar/desativar, permitindo pausá-la temporariamente sem a eliminar.