Flux d'approbation
Envoyez des documents pour approbation manuellement ou via des règles automatiques
Que sont les flux d'approbation ?
Les flux d'approbation vous permettent d'exiger une validation des documents avant qu'ils ne soient considérés comme définitifs. Vous pouvez envoyer n'importe quel document pour approbation manuellement, ou configurer des règles qui acheminent automatiquement les documents — par exemple, chaque facture dépassant un certain montant.
Approbation manuelle
Ouvrez n'importe quel document et cliquez sur Envoyer pour approbation. Choisissez qui doit l'approuver : un membre spécifique de l'espace de travail, ou l'ensemble de l'espace de travail (toute personne ayant le rôle Éditeur ou Administrateur peut alors approuver).
L'approbateur reçoit une notification. Il peut examiner le document et l'approuver ou le rejeter avec un commentaire facultatif.
Approbation basée sur des règles
Allez dans Paramètres > Règles d'approbation et créez une règle. Les règles peuvent filtrer les documents par seuil de montant, tags ou type de document.
- Toutes les factures d'un montant supérieur à 10 000 CZK nécessitent l'approbation d'un responsable.
- Tous les documents marqués Contrat nécessitent une révision avant l'archivage.
Lorsqu'un document correspond à une règle, il est automatiquement acheminé pour approbation après le téléversement. Aucune action manuelle n'est requise.
Approbateurs
Personne spécifique
Choisissez un membre de l'espace de travail par son nom. Seule cette personne pourra approuver le document.
Tout l'espace de travail
Tout membre de l'espace de travail ayant le rôle Éditeur ou Administrateur peut approuver. Utile lorsque plusieurs personnes partagent la responsabilité.
Configuration des flux d'approbation
Aucune équipe informatique ni connaissance technique n'est requise. Ouvrez Paramètres > Règles d'approbation, cliquez sur Nouvelle règle, choisissez les conditions et l'approbateur, puis enregistrez. La règle prend effet immédiatement.
Chaque règle dispose d'un interrupteur marche/arrêt pour vous permettre de la suspendre temporairement sans la supprimer.