Documents

Téléchargement, visualisation et organisation des documents

Comment télécharger des documents

Ouvrir et visualiser un document

Cliquez sur le nom ou la vignette d'un document pour ouvrir ses détails. Vous verrez des onglets en haut :

• Aperçu — affiche le contenu du document directement dans le navigateur. Les fichiers Word, Excel et PowerPoint s'ouvrent ici sans téléchargement.
• Infos — affiche toutes les métadonnées : tags, entités, dates et un résumé. Vous pouvez également ajouter des rappels ici.
• Traductions — vous permet de traduire le document dans une autre langue en un clic.
• Explication — affiche un résumé en langage clair généré par l'AI et un glossaire des termes clés.
• Relations — affiche les documents que Veluvanto a automatiquement liés à celui-ci (ex: une facture et son contrat associé).

Pour revenir à la liste des documents, cliquez sur le bouton Retour du navigateur ou sur la flèche de retour en haut de la page.

Tags, entités et dates

Lorsque l'AI analyse un document, elle remplit automatiquement :

• Tags — la catégorie du document, telle que Facture, Contrat ou Reçu.
• Entités — les entreprises, personnes ou institutions mentionnées dans le document (ex: le nom du fournisseur).
• Date — la date du document, telle qu'une date d'émission de facture ou une date de signature de contrat.

Si quelque chose est incorrect ou manquant, ouvrez l'onglet Infos et cliquez sur l'icône de crayon à côté du champ que vous souhaitez modifier. Effectuez votre modification et cliquez sur Enregistrer.

Épingler des documents importants

Pour épingler un document, ouvrez-le et cliquez sur l'icône d'étoile en haut de l'onglet Infos. Les documents épinglés apparaissent en haut de votre Tableau de bord pour que vous puissiez y accéder instantanément sans chercher.

Documents liés

Veluvanto détecte automatiquement les connexions entre les documents — par exemple, en liant une facture au contrat auquel elle se rapporte, ou un bon de livraison à son bon de commande.

Ouvrez l'onglet Liés à l'intérieur de n'importe quel document pour voir les suggestions. Vous pouvez également lier des documents manuellement en cliquant sur Ajouter une relation et en recherchant le document que vous souhaitez connecter.

Travailler sur plusieurs documents à la fois

Pour effectuer une action sur plusieurs documents à la fois, cochez la case qui apparaît lorsque vous survolez la vignette de chaque document. Une fois que vous avez sélectionné au moins un document, une barre d'outils apparaît au bas de l'écran avec les options suivantes :

• Télécharger — regroupe tous les documents sélectionnés dans un fichier ZIP et le télécharge sur votre ordinateur.
• Modifier les tags — ouvre un panneau où vous pouvez ajouter ou supprimer des tags de tous les documents sélectionnés en une seule étape.
• Archiver — déplace les documents sélectionnés vers les Archives afin qu'ils n'apparaissent plus dans les recherches quotidiennes.
• Supprimer — déplace les documents sélectionnés vers la Corbeille. Ils y restent pendant 30 jours avant d'être définitivement supprimés.

Archives et Corbeille

Les Archives sont destinées aux documents que vous souhaitez conserver mais dont vous n'avez plus besoin au quotidien. Les documents archivés sont masqués des résultats de recherche principaux, mais vous pouvez toujours les trouver en ouvrant la section Archives dans la barre latérale gauche.

Les documents supprimés vont dans la Corbeille et y sont conservés pendant 30 jours. Pour restaurer un document, ouvrez la Corbeille dans la barre latérale, trouvez le document et cliquez sur Restaurer. Après 30 jours, le document est définitivement supprimé et ne peut plus être récupéré.

Renommer un document

Ouvrez le document et cliquez sur l'onglet Infos. En haut de l'onglet Infos, vous verrez le titre du document. Cliquez sur l'icône crayon à côté du titre, saisissez le nouveau nom et cliquez sur Enregistrer.

Déplacer un document vers un autre espace de travail

Ouvrez le document et cliquez sur l'onglet Infos. Faites défiler vers le bas pour trouver le bouton Déplacer vers l'espace de travail (icône dossier). Cliquez dessus — une boîte de dialogue s'ouvre listant tous les espaces de travail auxquels vous avez accès.

Sélectionnez l'espace de travail cible dans le menu déroulant et cliquez sur Déplacer. Le document disparaît de l'espace de travail actuel et apparaît dans celui sélectionné. Remarque : les tags et entités du document sont déplacés avec lui, mais certains paramètres spécifiques à l'espace de travail peuvent différer dans le nouvel espace.