Documente

Încărcarea, vizualizarea și organizarea documentelor

Cum se încarcă documentele

Deschiderea și vizualizarea unui document

Faceți clic pe numele sau pe miniatura oricărui document pentru a deschide detaliile acestuia. Veți vedea mai multe file în partea de sus:

• Previzualizare — afișează conținutul documentului direct în browser. Fișierele Word, Excel și PowerPoint se deschid aici fără a fi descărcate.
• Info — afișează toate metadatele: etichete, entități, date și un rezumat. De asemenea, puteți adăuga memento-uri aici.
• Traduceri — vă permite să traduceți documentul în altă limbă cu un singur clic.
• Explicație — afișează un rezumat în limbaj simplu generat de AI și un glosar de termeni cheie.
• Relații — afișează documentele pe care Veluvanto le-a asociat automat cu acesta (de exemplu, o factură și contractul aferent).

Pentru a reveni la lista de documente, faceți clic pe butonul Înapoi al browserului sau pe săgeata de înapoi din partea de sus a paginii.

Etichete, entități și date

Când AI-ul analizează un document, completează automat:

• Etichete — categoria documentului, cum ar fi Factură, Contract sau Chitanță.
• Entități — companii, persoane sau instituții menționate în document (de exemplu, numele furnizorului).
• Dată — data documentului, cum ar fi data emiterii unei facturi sau data semnării unui contract.

Dacă ceva este incorect sau lipsește, deschideți fila Info și faceți clic pe pictograma creion de lângă câmpul pe care doriți să îl modificați. Faceți modificarea și faceți clic pe Salvare.

Fixarea documentelor importante

Pentru a fixa un document, deschideți-l și faceți clic pe pictograma stea din partea de sus a filei Info. Documentele fixate apar în partea de sus a Panoului de control (Dashboard), astfel încât să le puteți accesa instantaneu, fără a mai căuta.

Documente asociate

Veluvanto detectează automat conexiunile dintre documente — de exemplu, asocierea unei facturi cu contractul la care se referă sau a unui aviz de însoțire a mărfii cu comanda de achiziție corespunzătoare.

Deschideți fila Relații din interiorul oricărui document pentru a vedea sugestiile. De asemenea, puteți asocia documente manual făcând clic pe Adaugă relație și căutând documentul pe care doriți să îl conectați.

Lucrul cu mai multe documente simultan

Pentru a efectua o acțiune pe mai multe documente deodată, bifați caseta care apare atunci când treceți cu mouse-ul peste miniatura fiecărui document. După ce ați selectat cel puțin un document, în partea de jos a ecranului va apărea o bară de instrumente cu următoarele opțiuni:

• Descărcare — împachetează toate documentele selectate într-un fișier ZIP și le descarcă pe computerul dumneavoastră.
• Editare etichete — deschide un panou de unde puteți adăuga sau elimina etichete pentru toate documentele selectate într-un singur pas.
• Arhivare — mută documentele selectate în Arhivă, astfel încât să nu mai apară în căutările zilnice.
• Ștergere — mută documentele selectate în Coșul de gunoi. Acestea rămân acolo timp de 30 de zile înainte de a fi șterse definitiv.

Arhivă și Coș de gunoi

Arhiva este destinată documentelor pe care doriți să le păstrați, dar de care nu aveți nevoie zilnic. Documentele arhivate sunt ascunse din rezultatele principale ale căutării, dar le puteți găsi în continuare accesând secțiunea Arhivă din bara laterală stângă.

Documentele șterse merg în Coșul de gunoi și sunt păstrate acolo timp de 30 de zile. Pentru a restaura un document, deschideți Coșul de gunoi din bara laterală, găsiți documentul și faceți clic pe Restaurare. După 30 de zile, documentul este șters definitiv și nu mai poate fi recuperat.

Redenumirea unui document

Deschideți documentul și faceți clic pe fila Informații. În partea de sus a filei Informații veți vedea titlul documentului. Faceți clic pe pictograma creion de lângă titlu, tastați noul nume și faceți clic pe Salvare.

Mutarea unui document în alt spațiu de lucru

Deschideți documentul și faceți clic pe fila Informații. Derulați în jos pentru a găsi butonul Mută în spațiul de lucru (pictograma folder). Faceți clic pe el — se va deschide o fereastră de dialog care listează toate spațiile de lucru la care aveți acces.

Selectați spațiul de lucru de destinație din meniul derulant și faceți clic pe Mută. Documentul dispare din spațiul de lucru curent și apare în cel selectat. Notă: etichetele și entitățile documentului se mută odată cu acesta, dar anumite setări specifice spațiului de lucru pot diferi în noul spațiu.