Documentos
Subir, visualizar y organizar documentos
Cómo subir documentos
Arrastrar y soltar
Abra una carpeta en su ordenador junto a la ventana del navegador de Veluvanto. Haga clic en un archivo (o seleccione varios a la vez manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en cada uno), luego arrástrelos a la ventana del navegador y suéltelos. La subida comenzará inmediatamente.
Tipos de archivos compatibles
Puede subir archivos PDF, documentos de Word (.docx), hojas de cálculo de Excel (.xlsx), presentaciones de PowerPoint (.pptx), archivos OpenDocument (ODT, ODS, ODP), imágenes (JPG, PNG, GIF, WebP, TIFF) y archivos de texto plano.
Subir enviando un correo electrónico
Cada espacio de trabajo tiene su propia dirección de correo electrónico dedicada. Reenvíe cualquier correo electrónico con un archivo adjunto —o envíe un nuevo correo con el documento adjunto— a esa dirección. El documento aparecerá en Veluvanto en menos de un minuto, analizado y etiquetado automáticamente. Puede encontrar la dirección de correo electrónico del espacio de trabajo en Configuración → Importación.
Abrir y visualizar un documento
Haga clic en cualquier nombre de documento o miniatura para abrir el detalle del documento. Verá pestañas en la parte superior:
- Vista previa: muestra el contenido del documento directamente en el navegador. Los archivos de Word, Excel y PowerPoint se abren aquí sin necesidad de descarga.
- Información: muestra todos los metadatos: etiquetas, entidades, fechas y un resumen. También puede añadir recordatorios aquí.
- Traducciones: le permite traducir el documento a otro idioma con un solo clic.
- Explicación: muestra un resumen en lenguaje sencillo generado por IA y un glosario de términos clave.
- Relaciones: muestra los documentos que Veluvanto ha vinculado automáticamente a este (p. ej., una factura y su contrato asociado).
Para volver a la lista de documentos, haga clic en el botón Atrás del navegador o en la flecha de retorno situada en la parte superior de la página.
Etiquetas, entidades y fechas
Cuando la IA analiza un documento, completa automáticamente:
- Etiquetas: la categoría del documento, como Factura, Contrato o Recibo.
- Entidades: empresas, personas o instituciones mencionadas en el documento (p. ej., el nombre del proveedor).
- Fecha: la fecha del documento, como la fecha de emisión de una factura o la fecha de firma de un contrato.
Si algo es incorrecto o falta, abra la pestaña Información y haga clic en el icono del lápiz junto al campo que desea cambiar. Realice su edición y haga clic en Guardar.
Fijar documentos importantes
Para fijar un documento, ábralo y haga clic en el icono de la estrella cerca de la parte superior de la pestaña Información. Los documentos fijados aparecen en la parte superior de su Panel de control para que pueda acceder a ellos al instante sin tener que buscar.
Documentos relacionados
Veluvanto detecta automáticamente conexiones entre documentos; por ejemplo, vinculando una factura con el contrato al que se refiere, o un albarán de entrega con su pedido de compra.
Abra la pestaña Relacionados dentro de cualquier documento para ver las sugerencias. También puede vincular documentos manualmente haciendo clic en Añadir relación y buscando el documento que desea conectar.
Trabajar con varios documentos a la vez
Para realizar una acción en varios documentos a la vez, marque la casilla que aparece al pasar el cursor sobre la miniatura de cada documento. Una vez que haya seleccionado al menos un documento, aparecerá una barra de herramientas en la parte inferior de la pantalla con las siguientes opciones:
- Descargar: empaqueta todos los documentos seleccionados en un archivo ZIP y los descarga en tu ordenador.
- Editar etiquetas: abre un panel donde puedes añadir o eliminar etiquetas de todos los documentos seleccionados en un solo paso.
- Archivar: mueve los documentos seleccionados al Archivo para que dejen de aparecer en las búsquedas cotidianas.
- Eliminar: mueve los documentos seleccionados a la Papelera. Permanecerán allí durante 30 días antes de ser eliminados de forma permanente.
Archivo y Papelera
El Archivo es para los documentos que quieres conservar pero que ya no necesitas a diario. Los documentos archivados se ocultan de los resultados de búsqueda principales, pero puedes seguirlos encontrando abriendo la sección Archivo en la barra lateral izquierda.
Los documentos eliminados van a la Papelera y se conservan allí durante 30 días. Para restaurar un documento, abre la Papelera en la barra lateral, busca el documento y haz clic en Restaurar. Transcurridos 30 días, el documento se elimina permanentemente y no se puede recuperar.
Renombrar un documento
Abra el documento y haga clic en la pestaña Información. En la parte superior de la pestaña verá el título del documento. Haga clic en el icono del lápiz junto al título, escriba el nuevo nombre y haga clic en Guardar.
Mover un documento a otro espacio de trabajo
Abre el documento y haz clic en la pestaña Información. Desplázate hacia abajo hasta encontrar el botón Mover a espacio de trabajo (icono de carpeta). Haz clic en él — se abrirá un diálogo con todos los espacios a los que tienes acceso.
Selecciona el espacio de destino en el desplegable y haz clic en Mover. El documento desaparecerá del espacio actual y aparecerá en el seleccionado. Nota: las etiquetas y entidades del documento se mueven con él, pero los ajustes específicos de cada espacio pueden variar en el nuevo destino.