Workflows
Automatisez le traitement des documents
Qu'est-ce qu'un Workflow ?
Un workflow est une règle que vous configurez une seule fois, et Veluvanto l'exécute automatiquement pour vous. Par exemple : "Chaque vendredi matin, envoie-moi par e-mail un résumé de toutes les factures impayées." Vous définissez le déclencheur (quand) et l'action (quoi), et le système s'occupe du reste.
Quand un workflow peut-il s'exécuter ?
Selon un calendrier
Choisissez une fréquence quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, et fixez l'heure. Exemple : tous les lundis à 8h00.
Lorsqu'un document est téléversé
Le workflow s'exécute automatiquement chaque fois qu'un nouveau document arrive. Exemple : lorsqu'un document tagué « Facture » est téléversé, l'ajouter au dossier « À réviser ».
Manuellement
Vous lancez le workflow vous-même en cliquant sur un bouton Exécuter. Utile pour les tâches ponctuelles que vous souhaitez effectuer occasionnellement.
Que peut faire un workflow ?
Envoyer une notification
Vous envoie un e-mail ou une notification dans l'application avec un message que vous définissez.
Appliquer un tag
Ajoute automatiquement un ou plusieurs tags aux documents correspondants.
Créer un rappel
Définit automatiquement un rappel sur les documents correspondants.
Mettre à la corbeille
Déplace les documents correspondants vers la corbeille. Utile pour nettoyer automatiquement les anciens documents.
Action AI
L'AI lit les documents correspondants et effectue une tâche que vous décrivez en langage naturel. Exemple : "Résume toutes les factures impayées et envoie-moi un e-mail avec le montant total dû."
Exemples de workflows
- Chaque vendredi à 9h00 : résumer les factures impayées et m'envoyer la liste par e-mail.
- Lorsqu'un nouveau contrat est téléversé : appliquer le tag « Contrat » et définir un rappel pour dans un an.
- Le 1er de chaque mois : déplacer les documents de plus de deux ans vers les Archives.
Créer un workflow
Cliquez sur Workflows dans la barre latérale gauche (icône éclair). Cliquez sur Nouveau Workflow. Donnez-lui un nom pour le reconnaître plus tard. Choisissez le type de déclencheur (calendrier, au téléchargement ou manuel) et configurez les détails. Choisissez l'action et remplissez les champs requis. Cliquez sur Créer le workflow pour l'enregistrer et l'activer.
Chaque workflow dispose d'un interrupteur marche/arrêt. Utilisez-le pour suspendre temporairement un workflow sans le supprimer.