Espaces de travail

Organisez et partagez des documents avec votre équipe

Qu'est-ce qu'un espace de travail ?

Un espace de travail est une zone distincte au sein de Veluvanto qui possède ses propres documents, tags et membres d'équipe. Vous pouvez utiliser un espace de travail pour vos documents personnels et un autre pour votre entreprise.

Lorsque vous changez d'espace de travail, vous ne voyez que les documents qui lui appartiennent. Les tags, les entités et les membres de l'équipe sont également distincts pour chaque espace.

Créer un nouvel espace de travail

Cliquez sur Paramètres en bas de la barre latérale gauche (icône engrenage). Dans la navigation des paramètres à gauche, cliquez sur Équipes. En haut de la page, saisissez un nom pour le nouvel espace dans le champ Nom de l'espace de travail. Cliquez sur Créer l'espace de travail. Le nouvel espace apparaît immédiatement dans la liste.

Inviter un collègue dans un espace de travail

Allez dans Paramètres → Équipes. Dans la liste des espaces, cliquez sur celui auquel vous souhaitez ajouter quelqu'un — il sera mis en évidence. Sous la liste, une section Inviter un membre apparaît. Saisissez l'adresse e-mail de votre collègue. Choisissez ensuite son rôle dans le menu déroulant :

Passer d'un espace de travail à l'autre

Cliquez sur le nom de l'espace de travail affiché en haut du Tableau de bord. Une liste déroulante de tous vos espaces apparaît. Cliquez sur celui vers lequel vous souhaitez basculer.

Le nom de l'espace de travail actuellement actif est également affiché dans la barre latérale gauche, juste en dessous des liens de navigation principaux.

Gérer les membres

Allez dans Paramètres → Équipes et sélectionnez l'espace de travail que vous souhaitez gérer en cliquant dessus. La liste des membres s'affiche sous la liste des espaces de travail. À côté de chaque membre, vous pouvez :

• Changer de rôle — utilisez le menu déroulant à côté du nom du membre pour basculer entre Lecteur, Éditeur et Administrateur.
• Supprimer un membre — cliquez sur l'icône personnage avec un signe moins à droite de la ligne du membre. Une demande de confirmation apparaît. Cliquez sur OK pour confirmer.

Invitations en attente

Une fois l'invitation envoyée, elle apparaît sous l'en-tête Invitations en attente, sous le formulaire d'invitation. La liste affiche l'adresse e-mail, le rôle et la date d'expiration de chaque invitation.

Pour annuler une invitation avant qu'elle ne soit acceptée, cliquez sur le bouton × à côté de celle-ci. Le lien d'invitation cessera immédiatement de fonctionner.

Renommer un espace de travail

Allez dans Paramètres → Équipes. Trouvez l'espace de travail dans la liste. Cliquez sur l'icône crayon à droite de la ligne de l'espace de travail. Le nom devient modifiable — saisissez le nouveau nom et appuyez sur Entrée, ou cliquez sur la coche verte pour enregistrer. Cliquez sur le × gris pour annuler sans enregistrer.

Supprimer un espace de travail

Un espace de travail ne peut être supprimé que s'il ne contient aucun document. Allez dans Paramètres → Équipes, trouvez l'espace de travail et cliquez sur l'icône corbeille à côté. Une demande de confirmation apparaît — cliquez sur OK pour confirmer.

Si l'icône corbeille est grisée, l'espace de travail contient encore des documents. Déplacez ou supprimez d'abord tous les documents, puis réessayez.

Accepter une invitation

Lorsqu'un collègue vous invite dans un espace de travail, vous recevez un e-mail contenant un lien d'invitation. Cliquez sur le lien pour ouvrir Veluvanto dans votre navigateur. Si vous n'êtes pas encore connecté, connectez-vous d'abord. Le système vous ajoutera alors automatiquement à l'espace de travail avec le rôle attribué par votre collègue. Vous verrez immédiatement le nouvel espace de travail dans votre liste d'espaces de travail.