Pracovní prostory

Organizujte a sdílejte dokumenty s týmem

Co je to Pracovní prostor?

Pracovní prostor je oddělená oblast v rámci Veluvanto, která má vlastní dokumenty, štítky a členy týmu. Jeden pracovní prostor můžete používat pro osobní dokumenty a druhý pro svou firmu.

Když se přepnete do jiného pracovního prostoru, vidíte pouze dokumenty, které do daného prostoru patří. Štítky, entity a členové týmu jsou pro každý pracovní prostor také oddělené.

Založení pracovního prostoru

Klikněte na Nastavení v dolní části levého panelu (ikona ozubeného kola). V levém navigačním menu nastavení klikněte na Týmy. V horní části stránky zadejte název nového pracovního prostoru do pole Název pracovního prostoru. Klikněte na Vytvořit pracovní prostor. Nový prostor se okamžitě objeví v seznamu.

Spolupráce v týmu

Přejděte do Nastavení → Týmy. V seznamu pracovních prostorů klikněte na ten, do kterého chcete někoho přidat – zvýrazní se. Pod seznamem se objeví sekce Pozvat člena. Zadejte e-mailovou adresu kolegy a poté v rozbalovací nabídce vyberte jeho roli:

Přepínání kontextu

Klikněte na název pracovního prostoru zobrazený v horní části Nástěnky. Zobrazí se rozbalovací seznam všech vašich pracovních prostorů. Klikněte na ten, do kterého se chcete přepnout.

Název aktuálně aktivního pracovního prostoru se zobrazuje také v levém postranním panelu hned pod hlavními navigačními odkazy.

Správa členů

Běžte do Nastavení → Týmy a klikněte na pracovní prostor, který chcete upravit. Seznam členů se ukáže hned pod ním. U každého uživatele pak můžete:

• Změna role — pomocí rozbalovací nabídky vedle jména člena můžete přepínat mezi rolemi Čtenář, Editor a Admin.
• Odebrat člena – vpravo na řádku klikněte na ikonku postavičky s mínusem. Vyskočí na vás potvrzovací okno, kde stačí kliknout na OK.

Čekající pozvánky

Jakmile pozvánku odešlete, objeví se pod zvacím formulářem v sekci Čekající pozvánky. U každé z nich uvidíte e-mail, přidělenou roli a datum, kdy pozvánce vyprší platnost.

Pokud si to rozmyslíte a chcete pozvánku stáhnout ještě před tím, než ji dotyčný přijme, stačí vedle ní kliknout na křížek (×). Odkaz v pozvánce pak rovnou přestane fungovat.

Jak přejmenovat pracovní prostor

V sekci Nastavení → Týmy si v seznamu najděte svůj pracovní prostor a vpravo klikněte na ikonku tužky. Název se tím odemkne pro úpravy. Napište nový, zmáčkněte Enter nebo ho uložte zelenou fajfkou. Pokud si změnu rozmyslíte, šedým křížkem ji zahodíte.

Smazání pracovního prostoru

Pracovní prostor jde smazat jen tehdy, když v něm nejsou žádné dokumenty. Běžte do Nastavení → Týmy, najděte příslušný prostor a klikněte na ikonku koše. Až na vás vyskočí potvrzení, odklikněte ho tlačítkem OK.

Pokud je ikonka koše zašedlá, znamená to, že v prostoru ještě nějaké dokumenty zbyly. Nejdřív je všechny přesuňte nebo smažte a pak to zkuste znovu.

Jak přijmout pozvánku

Když vás kolega pozve do svého pracovního prostoru, přijde vám do e-mailu odkaz. Jakmile na něj kliknete, otevře se vám v prohlížeči Veluvanto. Jestli ještě nejste přihlášení, systém vás k tomu nejdřív vyzve. Pak už si vás sám přidá do nového prostoru přesně s tou rolí, jakou jste dostali. Prostor hned uvidíte ve svém seznamu.