Freigabeprozesse
Dokumente manuell oder mit automatischen Regeln zur Freigabe senden
Was sind Freigabeprozesse?
Freigabeprozesse ermöglichen es Ihnen, eine Abzeichnung von Dokumenten zu verlangen, bevor diese als final gelten. Sie können jedes Dokument manuell zur Freigabe senden oder Regeln festlegen, die Dokumente automatisch weiterleiten — zum Beispiel jede Rechnung über einem bestimmten Betrag.
Manuelle Freigabe
Öffnen Sie ein beliebiges Dokument und klicken Sie auf „Zur Freigabe senden“. Wählen Sie aus, wer es freigeben soll: ein bestimmtes Mitglied des Arbeitsbereichs oder der gesamte Arbeitsbereich (jeder mit der Rolle Editor oder Admin kann dann freigeben).
Der Genehmiger erhält eine Benachrichtigung. Er kann das Dokument prüfen und es mit einem optionalen Kommentar freigeben oder ablehnen.
Regelbasierte Freigabe
Gehen Sie zu Einstellungen > Freigaberegeln und erstellen Sie eine Regel. Regeln können Dokumente nach Betragsgrenzen, Tags oder Dokumenttyp filtern.
- Alle Rechnungen mit einem Betrag über 10.000 CZK erfordern die Freigabe durch den Manager.
- Alle als „Vertrag“ getaggten Dokumente müssen vor der Archivierung geprüft werden.
Wenn ein Dokument einer Regel entspricht, wird es nach dem Upload automatisch zur Freigabe weitergeleitet. Keine manuelle Aktion erforderlich.
Genehmiger
Bestimmte Person
Wählen Sie ein Mitglied des Arbeitsbereichs namentlich aus. Nur diese Person kann das Dokument freigeben.
Gesamter Arbeitsbereich
Jedes Mitglied des Arbeitsbereichs mit der Rolle Editor oder Admin kann freigeben. Nützlich, wenn sich mehrere Personen die Verantwortung teilen.
Einrichtung von Freigabeprozessen
Kein IT-Team oder technisches Wissen erforderlich. Öffnen Sie Einstellungen > Freigaberegeln, klicken Sie auf „Neue Regel“, wählen Sie die Bedingungen und den Genehmiger aus und speichern Sie. Die Regel tritt sofort in Kraft.
Jede Regel hat einen Ein-/Aus-Schalter, sodass Sie sie vorübergehend pausieren können, ohne sie zu löschen.