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Hochladen, Anzeigen und Organisieren von Dokumenten

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Dokumente öffnen und anzeigen

Klicken Sie auf einen Dokumentnamen oder ein Vorschaubild, um die Detailansicht zu öffnen. Oben sehen Sie verschiedene Tabs:

• Vorschau \u2014 zeigt den Dokumentinhalt direkt im Browser an. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien werden hier ohne Download geöffnet.
• Info \u2014 zeigt alle Metadaten: Tags, Entitäten, Daten und eine Zusammenfassung. Hier können Sie auch Erinnerungen hinzufügen.
• Übersetzungen \u2014 ermöglicht es Ihnen, das Dokument mit einem Klick in eine andere Sprache zu übersetzen.
• Erklärung \u2014 zeigt eine von der KI erstellte Zusammenfassung in einfacher Sprache und ein Glossar der wichtigsten Begriffe.
• Beziehungen \u2014 zeigt Dokumente an, die Veluvanto automatisch mit diesem verknüpft hat (z. B. eine Rechnung und den dazugehörigen Vertrag).

Um zur Dokumentenliste zurückzukehren, klicken Sie auf die Zurück-Schaltfläche Ihres Browsers oder auf den Zurück-Pfeil oben auf der Seite.

Tags, Entitäten und Daten

Wenn die KI ein Dokument analysiert, füllt sie automatisch Folgendes aus:

• Tags \u2014 die Dokumentenkategorie, wie z. B. Rechnung, Vertrag oder Quittung.
• Entitäten \u2014 im Dokument erwähnte Unternehmen, Personen oder Institutionen (z. B. der Name des Lieferanten).
• Datum \u2014 das Belegdatum, wie das Ausstellungsdatum einer Rechnung oder das Unterzeichnungsdatum eines Vertrags.

Falls etwas falsch oder unvollständig ist, öffnen Sie den Tab "Info" und klicken Sie auf das Bleistift-Symbol neben dem Feld, das Sie ändern möchten. Speichern Sie Ihre Bearbeitung.

Wichtige Dokumente anpinnen

Um ein Dokument anzupinnen, öffnen Sie es und klicken Sie auf das Stern-Symbol oben im Tab "Info". Angepinnte Dokumente erscheinen ganz oben in Ihrem Dashboard, damit Sie sie sofort ohne Suche erreichen können.

Verknüpfte Dokumente

Veluvanto erkennt automatisch Verbindungen zwischen Dokumenten \u2014 zum Beispiel die Verknüpfung einer Rechnung mit dem entsprechenden Vertrag oder eines Lieferscheins mit der Bestellung.

Öffnen Sie den Tab "Beziehungen" innerhalb eines Dokuments, um die Vorschläge zu sehen. Sie können Dokumente auch manuell verknüpfen, indem Sie auf "Beziehung hinzufügen" klicken und nach dem gewünschten Dokument suchen.

Mit mehreren Dokumenten gleichzeitig arbeiten

Um eine Aktion für mehrere Dokumente gleichzeitig auszuführen, markieren Sie das Kontrollkästchen, das erscheint, wenn Sie mit der Maus über ein Vorschaubild fahren. Sobald Sie mindestens ein Dokument ausgewählt haben, erscheint am unteren Bildschirmrand eine Symbolleiste mit folgenden Optionen:

• Herunterladen \u2014 packt alle ausgewählten Dokumente in eine ZIP-Datei und lädt sie auf Ihren Computer herunter.
• Tags bearbeiten \u2014 öffnet ein Fenster, in dem Sie Tags für alle ausgewählten Dokumente in einem Schritt hinzufügen oder entfernen können.
• Archivieren \u2014 verschiebt die ausgewählten Dokumente ins Archiv, sodass sie in der täglichen Suche nicht mehr erscheinen.
• Löschen \u2014 verschiebt die ausgewählten Dokumente in den Papierkorb. Sie bleiben dort 30 Tage lang, bevor sie endgültig gelöscht werden.

Archiv und Papierkorb

Das Archiv ist für Dokumente gedacht, die Sie aufbewahren möchten, aber nicht mehr täglich benötigen. Archivierte Dokumente werden in den Hauptsuchergebnissen ausgeblendet, können aber weiterhin über den Bereich "Archiv" in der linken Seitenleiste gefunden werden.

Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb und werden dort 30 Tage lang aufbewahrt. Um ein Dokument wiederherzustellen, öffnen Sie den Papierkorb in der Seitenleiste, suchen Sie das Dokument und klicken Sie auf "Wiederherstellen". Nach 30 Tagen wird das Dokument unwiderruflich gelöscht.

Ein Dokument umbenennen

Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf den Reiter Info. Oben im Info-Tab sehen Sie den Dokumenttitel. Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Titel, geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf Speichern.

Ein Dokument in einen anderen Workspace verschieben

Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf den Reiter Info. Scrollen Sie nach unten zum Button „In Workspace verschieben“ (Ordner-Symbol). Klicken Sie darauf – es öffnet sich ein Dialog mit allen Workspaces, auf die Sie Zugriff haben.

Wählen Sie den Ziel-Workspace aus dem Dropdown-Menü aus und klicken Sie auf Verschieben. Das Dokument verschwindet aus dem aktuellen Workspace und erscheint im ausgewählten. Hinweis: Die Tags und Entitäten des Dokuments ziehen mit um, aber workspace-spezifische Einstellungen können im neuen Workspace abweichen.