Workflows
Automatisieren Sie die Dokumentenverarbeitung
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist eine Regel, die Sie einmal festlegen und die Veluvanto dann automatisch für Sie ausführt. Zum Beispiel: „Sende mir jeden Freitagmorgen eine Zusammenfassung aller unbezahlten Rechnungen per E-Mail.“ Sie definieren den Auslöser (wann) und die Aktion (was), und das System erledigt den Rest.
Wann kann ein Workflow ausgeführt werden?
Nach Zeitplan
Wählen Sie täglich, wöchentlich oder monatlich und legen Sie die Uhrzeit fest. Beispiel: jeden Montag um 08:00 Uhr.
Wenn ein Dokument hochgeladen wird
Der Workflow wird jedes Mal automatisch ausgeführt, wenn ein neues Dokument eintrifft. Beispiel: Wenn ein Dokument mit dem Tag „Rechnung“ hochgeladen wird, verschiebe es in den Ordner „Prüfung erforderlich“.
Manuell
Sie starten den Workflow selbst durch Klicken auf eine „Ausführen“-Schaltfläche. Nützlich für Aufgaben, die Sie nur gelegentlich durchführen möchten.
Was kann ein Workflow tun?
Benachrichtigung senden
Sendet Ihnen eine E-Mail oder eine In-App-Benachrichtigung mit einer von Ihnen definierten Nachricht.
Tag zuweisen
Fügt passenden Dokumenten automatisch einen oder mehrere Tags hinzu.
Erinnerung erstellen
Erstellt automatisch eine Erinnerung für passende Dokumente.
In den Papierkorb verschieben
Verschiebt passende Dokumente in den Papierkorb. Nützlich für das automatische Aufräumen alter Dokumente.
AI-Aktion
Die AI liest die passenden Dokumente und führt eine Aufgabe aus, die Sie in einfacher Sprache beschreiben. Beispiel: „Fasse alle unbezahlten Rechnungen zusammen und sende mir eine E-Mail mit dem fälligen Gesamtbetrag.“
Beispiel-Workflows
- Jeden Freitag um 09:00 Uhr: Unbezahlte Rechnungen zusammenfassen und mir die Liste per E-Mail senden.
- Wenn ein neuer Vertrag hochgeladen wird: Tag „Vertrag“ zuweisen und eine Erinnerung für in einem Jahr erstellen.
- Am 1. jedes Monats: Dokumente, die älter als zwei Jahre sind, ins Archiv verschieben.
Einen Workflow erstellen
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Workflows“ (Blitz-Symbol). Klicken Sie auf „Neuer Workflow“. Geben Sie einen Namen ein, damit Sie ihn später wiedererkennen. Wählen Sie den Auslösertyp (Zeitplan, beim Upload oder manuell) und konfigurieren Sie die Details. Wählen Sie die Aktion aus und füllen Sie die erforderlichen Felder aus. Klicken Sie auf „Workflow erstellen“, um ihn zu speichern und zu aktivieren.
Jeder Workflow hat einen Ein-/Aus-Schalter. Nutzen Sie diesen, um einen Workflow vorübergehend zu pausieren, ohne ihn zu löschen.