Documentbeheer
voor kleine teams
Je bedrijf groeit, maar je documentbeheer is niet meegegroeid. Veluvanto geeft je team een gedeeld, AI-gestuurd archief waar elke factuur, elk contract en elk bonnetje direct vindbaar is.
Team-workspaces met rechten
Geef je team toegang tot gedeelde documenten met de juiste rechten. Admins beheren, bewerkers uploaden en organiseren, kijkers kunnen alleen lezen. Behoud de controle zonder te micromanagen.
Vind elk zakelijk document direct
"Factuur van leverancier X vorig kwartaal" of "arbeidsovereenkomst van Jan" — zoek in natuurlijke taal door al je zakelijke documenten. Nooit meer spitten in mappen.
Goedkeuringsworkflows & automatisering
Verstuur facturen met één klik ter goedkeuring, of stel regels in — zoals het automatisch routeren van alles boven een bepaald bedrag. Combineer met geautomatiseerde workflows voor e-mailoverzichten, het taggen van documenten en AI-verwerking. Geen IT-team nodig.
Automatische import uit e-mail & Data Boxen
Stuur zakelijke e-mails door naar je workspace-adres, koppel je mailbox via IMAP of koppel je Tsjechische Data Box. Documenten komen geanalyseerd en gecategoriseerd binnen — nul handmatig werk.
AI die je documenten kent
"Wat zijn onze totale uitgaven aan kantoorartikelen dit jaar?" of "Geef een lijst van alle actieve contracten." Stel vragen in gewone taal en krijg antwoorden met verwijzingen naar de brondocumenten.
Privé en veilig by design
Dataopslag uitsluitend in de EU, versleuteling bij opslag en verzending, geïsoleerde databases per klant, GDPR- en EU AI Act-conform. Alles inbegrepen vanaf € 29/maand excl. btw — geen extra beveiligingsopties nodig.
Van schoenendoos naar doorzoekbaar in 5 minuten
De realiteit van documentbeheer bij kleine bedrijven: bonnetjes stapelen zich op in bureaulades, getekende contracten staan in e-mailthreads, facturen van leveranciers staan in een gedeelde map die niemand bijhoudt, en de boekhouder krijgt aan het eind van het kwartaal een schoenendoos. Iedereen weet dat het een puinhoop is — niemand heeft tijd om het op te lossen, want documenten organiseren levert geen geld op.
Veluvanto verandert die chaos in minuten, niet in maanden, in een doorzoekbaar archief. Upload alles in bulk — de inhoud van de lades, de e-mailbijlagen, de mappen op je bureaublad. AI leest elk document, extraheert de belangrijkste gegevens (leverancier, bedrag, datum, documenttype) en maakt alles direct doorzoekbaar. Geen mappenstructuur om te ontwerpen, geen naamgevingsconventies om af te dwingen, geen weekend besteed aan het sorteren van bestanden. Uploaden, en het is georganiseerd.
Goedkeuringsworkflows zonder enterprise-software
Je bedrijf heeft factuurgoedkeuringen, onkostendeclaraties en documentbeoordelingen nodig — maar je hebt geen SharePoint, DocuWare of een implementatieproject van zes maanden nodig om dat te regelen. Kleine teams hebben behoefte aan eenvoudige workflows: deze factuur moet worden goedgekeurd voor betaling, dit contract heeft een handtekening van de manager nodig, dit onkostendeclaratierapport moet worden beoordeeld.
Veluvanto biedt goedkeuringsworkflows op documentniveau met instelbare regels. Stel een drempelwaarde in — bijvoorbeeld: elke factuur boven de € 500 activeert een goedkeuringsverzoek — en de juiste persoon krijgt automatisch bericht. Diegene beoordeelt het document, keurt het goed of wijst het af met één klik, en de beslissing wordt vastgelegd met een tijdstempel. Volledige audit trail, nul configuratie buiten het instellen van de regel. Geen enterprise-licentie, geen IT-consultant.